L’installazione automatica del CMS (Content Management System) è una tappa praticamene obbligata se si vuole mettere su un sito web funzionante, facile da seguire e adeguatamente visitato. In questo, in fondo, sta la differenza tra creare qualsiasi cosa in rete e fare un buon lavoro. Oggi, grazie a Office, è piuttosto semplice avviare un “www”, e ci sono operazioni che si potrebbero fare addirittura dal “blocco note”, qualora si abbia una discreta conoscenza del mondo HTML. Tuttavia, si tratta di realizzazioni caratterizzate dalla scarsa mobilità delle pagine, parche di invenzioni, e dalla fatica necessaria a inserire degli aggiornamenti (non solo per i contenuti, anche per l’aspetto grafico).

Dunque, all’installazione automatica del CMS ricorrono più che volentieri le aziende, i liberi professionisti e perfino i relativamente dilettanti che però hanno ben chiari i loro obbiettivi. D’altronde, un “sistema di gestione dei contenuti” offre soluzioni per tutti i gusti: gratis o a pagamento, generalizzate o personali, dalla propria apparecchiatura o scaricabili altrove… In ogni caso, si tratta di piattaforme divise sostanzialmente in due parti, una per gestire il materiale, l’altra per pubblicarlo.

Per quanto riguarda l’immagazzinamento dei dati, testi e foto stanno in un database che contiene già altre direttive (posizione, possibili link, tipologia di documento, ecc.). L’insieme è visualizzato secondo i templates prestabiliti, e se è tutto a posto la pubblicazione può avvenire.
Dopodiché, chiunque abbia diritto d’accesso (limitatamente pure gli utenti) può contribuire all’abbellimento del sito, sul piano delle informazioni inserite, con opportunità d’intervento e di correzione alquanto dirette (sebbene l’effettiva visibilità sia appannaggio di un supervisore autorizzato); il côté tecnico, invece, va affidato a esperti nonché a grafici, perfino fisicamente lontani, se capita. In più, si distinguono vari accessori abbastanza utili: strumenti per l’e-commerce, sondaggi, forum, posta elettronica per aggiornare gli iscritti.

Nel complesso, queste sono le facoltà di un software di base. Come accennato, esistono inoltre soluzioni personalizzate, che però costano e presuppongono un progetto definito fin dall’inizio. Fra le varianti, abbiamo il Content Management umano, poco vantaggioso perché comporta una revisione degli scritti da parte di un numero, magari insufficiente, di incaricati, che possono impiegare addirittura diversi giorni a esaminarli, senza scongiurare il periodo si qualche errore.

Ci sono poi le piattaforme web blogging, che di certo non sono complicate e ordinano i loro contributi cronologicamente, ma, al di là della loro immediatezza, si addicono poco a contesti esigenti, di più – forse – ad aziende che hanno a che fare con la comunicazione; con i software blogging va già meglio, almeno per medie e piccole imprese. L’esempio più alto di siti che si espandono grazie ad apporti collettivi sono i Wiki (vedi Wikipedia): meccanismi “democratici” (e per niente complessi) che le case di produzione di CMS stanno provando ad adattare per le società, momentaneamente con un’accessibilità “intima”.