La fattura elettronica è, secondo la normativa italiana, attualmente riservata alla Pubblica Amministrazione e consiste in un documento digitale che rispetta il formato definito dall’ente preposto al ricevimento (Sdi), contiene il riferimento temporale e – soprattutto – la firma digitale ad attestarne origine certa e contenuto non modificabile. Il documento originale (elettronico) deve essere obbligatoriamente archiviato per il periodo di 10 anni tramite conservazione sostitutiva, vale a dire non può essere conservato in un archivio cartaceo.
Da gennaio 2017 anche i privati potranno avvantaggiarsi di questa modalità di scambio fatture, cioè creare, trasmettere e archiviare in formato elettronico le fatture emesse ai propri clienti e analogamente quelle ricevute dai fornitori (in formato elettronico). Sarà questa la grande opportunità che le aziende dovranno cogliere, considerati i notevoli benefici in termini di risparmio ed efficienza che ogni organizzazione riceverà. In questo scenario, la conservazione digitale a norma dei documenti sarà una condizione obbligatoria, ma costituirà una grande opportunità per le aziende per fare il salto di qualità verso la digitalizzazione.
Il sistema di scambio EDI (Electronic Data Interchange) non ha origine da requisiti normativi ma si è sviluppato negli anni in alcune filiere, che traggono oggi grandi benefici dall’integrazione con i fornitori, soprattutto nei settori Automotive, Retail, Pharma, HVAC, e molti altri.
Inoltre l’EDI non fa riferimento esclusivamente alle fatture ma a qualsiasi documento in formato digitale.
Dal punto di vista tecnologico l’Electronic Data Interchange è un insieme di standard di codifica elettronica dei documenti, tra cui anche le fatture, e di protocolli di comunicazione.
Alcuni di questi protocolli sono stati adottati anche per le fatture elettroniche.
Ai fini normativi la fattura EDI ha valore legale in quanto rispetta i requisiti di non modificabilità del contenuto e certezza del mittente. Per i documenti scambiati tramite EDI non vi è obbligo di conservazione sostitutiva (cioè digitale) ma vi è facoltà di farlo, e le condizioni di adesione sono estremamente vantaggiose per le aziende.

Ricordiamo ai nostri lettori cos’è l’EDI:

La tecnologia Electronic Data Interchange (EDI) ha l’obiettivo di realizzare lo scambio diretto di documenti elettronici tra aziende per semplificare le relazioni di business (acquisti, forniture, ecc.). La funzione dell’EDI consiste nel permettere l’invio diretto computer­to­computer (sollevando le risorse umane dallo svolgimento di azioni di routine) di messaggi e documenti necessari al completamento di una transazione (ordini, fatture, avvisi di spedizione, packing list, call-off, kanban, avvisi di pagamento).
Ogni particolare sistema EDI può avere funzioni diverse che prevedono soluzioni tecniche e configurazioni organizzative in parte differenti, ma generalmente i flussi informativi coinvolti sono quelli che riguardano documenti commerciali/­amministrativi e soprattutto ordini elettronici, fatture elettroniche, conferme d’ordine, ecc. L’obiettivo primario è l’automazione delle procedure di gestione del ciclo dell’ordine (OrderToCash) tra imprese, riducendo errori, costi e tempi di gestione, con un impatto positivo sulla qualità del servizio complessivo.

L’utilizzo dell’EDI si è affermato, inoltre, nelle imprese che intendono coordinare in modo più efficiente le proprie attività e i propri processi, in particolare come supporto all’implementazione di sistemi produttivi ‘just­in­time’ e ‘just-in-sequence’, ove la frequenza di scambio è un elemento critico del business.
Un’analisi della tecnologia EDI permette di identificare alcune caratteristiche fondamentali di questo sistema di Commercio Elettronico:
l’EDI è una combinazione di varie componenti tecnologiche (hardware, software, reti di computer, etc.) per la trasmissione elettronica diretta di documenti commerciali tra differenti organizzazioni o imprese?
l’obiettivo dell’EDI è la connessione point-to-point e l’elaborazione diretta dei dati, riducendo o eliminando l’intervento umano?
richiede un accordo completo tra le organizzazioni connesse non soltanto riguardo i sistemi e protocolli per le reti di computer, ma soprattutto anche sulla struttura e riguardo il contenuto dei messaggi, affinché questi possano essere direttamente “interpretati” e processati. Questo accordo chiama in causa aspetti complessi non solo di natura tecnica ma anche organizzativa e strategica.
Di fatto l’EDI risulta economicamente conveniente quando è possibile utilizzarlo per elevati volumi di transazioni regolari, ripetute e standardizzate, e quindi sostanzialmente all’interno di accordi chiusi e relazioni inter-organizzative di lungo termine (è di fatto una leva per fidelizzare i clienti). All’interno delle diverse organizzazioni, settori e Paesi l’EDI può assumere modalità di implementazione diverse. In altri termini ciascuna specifica soluzione EDI tende ad essere progettata per soddisfare le specifiche esigenze della rete di partner che la utilizzano.
Se vuoi ricevere maggiori informazioni contatta [email protected]
o visita il sito www.dedicated.world