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Un sistema di gestione documentale è un metodo automatico per acquisire, organizzare, mettere in sicurezza, digitalizzare ed elaborare i file aziendali. Molti sistemi di gestione utilizzano il cloud per memorizzare i dati, ma i software di gestione sono molto più di un semplice archivio cloud. Il software per la gestione documentale aziendale è uno strumento indispensabile, che permette di gestire una grande quantità di documenti relativi all’attività aziendale in maniera semplice e veloce, permettendo di ottimizzare il lavoro e di ridurre al minimo la perdita di tempo e di risorse derivanti da archiviazione e ricerca dei dati manuale. Ad esempio, un operatore che deve eseguire l’archiviazione di un grande quantitativo di documenti attraverso la scansione, può optare per la scansione intelligente, messa a disposizione dal software gestionale: ogni documento scansionato viene riconosciuto, inviato nella posizione appropriata dell’archivio digitale e può essere, in tal modo, attivato automaticamente un flusso di lavoro a risparmio di tempo e fatica. Scopriamo di seguito quali sono i vantaggi di un software per la gestione documentale, che spingono le aziende ad investire su tali sistemi.
Chi lavora in un’azienda è sempre alla ricerca di libertà dalla gestione manuale dei documenti. Tale libertà viene ritrovata nella leggerezza con cui si può archiviare, consultare, elaborare tutta la documentazione senza dover affrontare faldoni di scartoffie. Senza un sistema di archiviazione digitale, in grado di automatizzare, proteggere e valorizzare i documenti come risorse per un’analisi critica dei dati, le informazioni cartacee perdono gran parte del valore acquisito con le nuove tecnologie.
Quando si lavora, il tempo che si impiega nella gestione dei documenti cartacei viene sottratto a mansioni più attive e produttive per l’azienda. Più tempo si trascorre in attività amministrative di archivio ed elaborazione dei documenti cartacei, minore è la possibilità di lavorare nel proprio ruolo, riducendo il valore di continuità e organizzazione della propria mansione principale. Maggiore è il tempo per fare le mansioni importanti, più sarà speso sapientemente. Affidarsi ad un software gestionale per superare tali inefficienze può cambiare completamente la carriera dei professionisti e la società per la quale lavorano.
La convenienza per un’azienda è legata alla possibilità di competere sul mercato, offrendo servizi per il consumatore altamente attendibili, in cui le scadenze, i piani di manutenzione, le normative vigenti vengono maggiormente rispettati, grazie al sistema di gestione di tutti i dati dei processi lavorativi aziendali. Convenienza significa anche comodità nella gestione dei dati da qualsiasi luogo sia presente una connessione internet. Il portale web integrato di un software gestionale offre la possibilità di condividere file dal cellulare, attraverso un sistema di sicurezza avanzato e inattaccabile. Un sistema gestionale è conveniente perché facile da usare, pratico per qualsiasi professionista, in qualsiasi settore del processo produttivo.
Violazione della sicurezza, fughe di informazioni, perdita di dati e documenti importanti sono fra i problemi più frequenti che molte aziende hanno dovuto affrontare. Tuttavia, gran parte delle violazioni della sicurezza è il risultato di una cattiva gestione dei dati. I documenti cartacei sono meno controllabili rispetto a quelli digitali. I software gestionali di ultima generazione offrono un servizio di sicurezza innovativo, inattaccabile e scrupoloso per l’accesso ai dati memorizzati nel sistema, con continui aggiornamenti e controllo degli accessi e assistenza 24 ore su 24.
Tags: software, software contabilità cloud
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