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La gestione documentale è uno strumento aziendale che si occupa di gestire, organizzare ed archiviare file. Nello specifico con gestione documentale facciamo riferimento ad un tipo di applicazione in grado di eseguire un lavoro sui documenti d’impresa, catalogandoli e indicizzandoli, seguendo particolari algoritmi.
La gestione documentale è un sistema di archiviazione capace di gestire tutti i tipi di documenti, sia quelli digitali che quelli analogici (generalmente si tratta di documenti cartacei).
Le funzioni principali svolte dai software di gestione documentale sono: memorizzare, archiviare e conservare, ma vediamo nel dettaglio in che modo tali strumenti svolgono queste particolari funzioni.
Le funzioni svolte da questi programmi facilitano notevolmente il processo di archiviazione e conservazione dei documenti di imprese o anche di enti pubblici. Tramite l’uso di questi strumenti, infatti, sia la documentazione attiva (quella prodotta dall’ azienda stessa o dall’ ente) che la documentazione passiva (quella cioè ricevuta dall’ esterno) potrà essere memorizzata ed in seguito archiviata automaticamente. I file acquisiti successivamente potranno essere disponibili on line a tutti coloro che saranno abilitati alla lettura o manipolazione di tali documenti, grazie ad un sistema di sicurezza che prevede login e password.
La dematerializzazione dei processi aziendali legati alla gestione documentale, che consiste nella riduzione dell’impiego di materiali ed energia attraverso il ricorso a tecnologie informatiche, consente di svolgere con efficienza ed efficacia la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, cominciando dalla loro creazione, all’ archiviazione fino alla conservazione. I vantaggi apportati dall’ uso di questi software, non solo garantisce una più facile, dinamica ed efficiente gestione dei documenti, ma permette inoltre di:
Inoltre, i software di gestione documentale permettono di organizzare in maniera totale e completa tutti i dati aziendali e ciò potrà avvenire da qualsiasi dispositivo (computer, tablet e smartphone.) Infine, i sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua.
Tags: business, gestionale, software, software cloud
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