L\u2019Information Technology si fa sempre pi\u00f9 strada nel mondo legale. Grazie alle soluzioni e ai servizi Ricoh, l\u2019Ordine degli Avvocati di Milano migliora la gestione dei documenti e della corrispondenza snellendo cos\u00ec le procedure e risparmiando tempo.<\/p>\n
L\u2019Information Technology sta rivoluzionando l\u2019esercizio della professione legale e anche l\u2019Ordine degli Avvocati di Milano \u2013 ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all\u2019Albo Professionale con servizi dedicati \u2013 riconosce l\u2019importanza strategica dell\u2019informatizzazione. \u201cL\u2019innovazione tecnologica \u2013 spiega Carmelo Ferraro, Dirigente \u2013 ha un ruolo importante al nostro interno e nella gestione dei servizi per gli avvocati migliorando le metodologie di lavoro degli studi e degli uffici di cancelleria. Il processo telematico, ad esempio, ha rappresentato una vera e propria svolta in termini di efficienza, velocit\u00e0 nelle comunicazioni e riduzione dei costi\u201d.<\/p>\n
Gestione documentale pi\u00f9 smart e integrata
\nIl processo telematico non \u00e8 l\u2019unico ambito su cui si concentra l\u2019Ordine degli Avvocati per cogliere tutte le opportunit\u00e0 dell\u2019innovazione IT. Un\u2019altra area di intervento riguarda la gestione dei documenti dal momento che, nonostante la sempre maggiore digitalizzazione delle informazioni, i volumi di documenti cartacei sono ancora elevati. Grande attenzione viene quindi posta alla gestione dell\u2019ambiente di stampa e ai processi di produzione documentale, scansione e archiviazione, tutti aspetti per i quali l\u2019Ordine si affida a Ricoh. L\u2019ottimizzazione riguarda sia i dipartimenti interni sia i centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari. \u201cRicoh \u00e8 nostro partner da molti anni\u201d, dice Ferraro. \u201cSupportandoci nel rinnovamento periodico delle tecnologie, affinch\u00e9 siano sempre in grado di rispondere alle nostre esigenze\u201d.<\/p>\n
Tra le ultime novit\u00e0 introdotte in ambito printing vi sono dispositivi multifunzione che, oltre a produttivit\u00e0 ed efficienza, offrono semplificazione dei workflow documentali grazie allo Smart Operation Panel. Si tratta di un pannello touch-screen molto intuitivo perch\u00e9 simile ad un tablet e personalizzabile con numerose app.<\/p>\n
L\u2019invio della corrispondenza passa dal multifunzione
\nQuesto pannello interattivo permette all\u2019Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione. In pratica, i documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all\u2019applicazione sul pc per l\u2019invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza.
\n\u201cLa soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta \u2013 commenta Ferraro \u2013 elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilit\u00e0 di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un\u2019ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non pu\u00f2 ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS\u201d.<\/p>\n
Tecnologia, organizzazione e cultura
\nLe soluzioni multifunzione rappresentano quindi un importante tassello nella gestione delle informazioni, un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l\u2019immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall\u2019Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l\u2019integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l\u2019archiviazione degli stessi.<\/p>\n
\u201cI progetti di innovazione IT sono assolutamente necessari permettendo di migliorare il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie. La gestione di tali progetti non \u00e8 mai semplice perch\u00e9 l\u2019innovazione IT implica impatti e cambiamenti organizzativi che non possono essere trascurati. La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione\u201d. Se si introducono nuovi sistemi ma le procedure restano invariate, tutti gli sforzi sono vani. Solo integrando tecnologia, organizzazione e cultura aziendale l\u2019innovazione pu\u00f2 davvero fare la differenza. \u201cAbbiamo scelto Ricoh \u2013 conclude Ferraro \u2013 anche per la sua capacit\u00e0 di supportarci nella formazione degli utenti necessaria a modificare l\u2019organizzazione e le modalit\u00e0 operative, nonch\u00e9 di fornisci assistenza tecnica di qualit\u00e0 in modo che i servizi documentali siano sempre disponibili\u201d.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
L\u2019Information Technology si fa sempre pi\u00f9 strada nel mondo legale. Grazie alle soluzioni e ai servizi Ricoh, l\u2019Ordine degli Avvocati di Milano migliora la gestione dei documenti e della corrispondenza snellendo cos\u00ec le procedure e risparmiando tempo. L\u2019Information Technology sta rivoluzionando l\u2019esercizio della professione legale e anche l\u2019Ordine degli Avvocati di Milano \u2013 ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all\u2019Albo Professionale con servizi dedicati \u2013 riconosce l\u2019importanza strategica<\/p>\n