La gestione Documentale in molti istituti sanitari è diventato un bene di prima necessità.
La mole di documenti relativi a pazienti, pratiche sanitarie, non solo in ambito ospedaliero, ma anche negli apparati di controllo è una soluzione sempre più richiesta per rispondere con rapidità alle esigenze di efficienza e risparmio oggi necessarie.
La forza di un sistema di archiviazione sostitutiva dei documenti nel settore sanitario è prima di tutto la possibilità di integrare sistemi di ricerca OCR, e cioè la capacità del software di “leggere” anche nelle immagini acquisite tramite scanner.

Esistono molti modi per acquisire un documento in digitale, ma tra i più frequenti troviamo l’acquisizione diretta in digitale, e l’acquisizione tramite scanner.
Nell’acquisizione in digitale nativa, un documento nasce dal software di scrittura o dal gestionale, come ad esempio il classico Word di office, direttamente in formato digitale, e quindi nel documento sono salvati i caratteri in un modo che il software può leggere automaticamente all’interno del testo, e quindi facilmente ricercare delle parole chiavi in un documento.
Nell’acquisizione tramite scanner e dispositivi ottici, il problema è diverso, perchè il documento viene acquisito sotto forma di immagine, come una fotografia per intenderci.
In questo modo per il software, il documento è a tutti gli effetti una foto, e quindi una nuvola di punti disposti in modo casuale. Questo comporta che non è possibile per un software individuare all’interno del documento delle parole chiavi.
Qui ci viene in aiuto la ricerca OCR, un algoritmo integrato nel software che riesce ad individuare all’interno di una immagine il testo.
Questo procedimento permette il riconoscimento di caratteri anche da un immagine, e quindi se per esempio su un referto medico, su una radiografia si trova del testo, il sistema lo riconosce e archivia il documento conservando il testo in un formato interpretabile dal Computer.

E’ un processo molto complesso, ma essenziale, perchè rende possibile ad esempio acquisire in digitale in modo permanente dei referti medici, esami clinici compilati anche a mano, e sopratutto radiografie, oggi oramai per la maggior parte consegnate in dvd piuttosto che nella vecchia lastra, e ritrovarli tra migliaia di documenti, tramite una semplice ricerca con parole chiave, o addirittura, una ricerca tra le note allegate al documento originale.

Le note, nei referti medici, sono una delle fasi più importanti del processo di archiviazione, perchè ad ogni documento in varie fasi di utilizzo, sorge spesso la necessità di integrare, collegandola al documento originale, una nota integrativa, dove riportare eventuali passaggi, appunti, promemoria essenziali, e quel classico pensierino che poi quando si ha bisogno di un documento, è il particolare che lo fa riemergere alla mente.
L’archiviazione a norma di questi documenti permette di archiviare copie autenticate, anche se in digitale, copie dal valore legale, perchè dotate di codici nascosti che ne verificano l’autenticità.
E grazie ai numerosi metodi di raccolta e ricerca, semplificati dalle caratteristiche dei Software per gestione documentale avanzati, un documento è sempre a portata di mano, anche tra migliaia di cartelle.
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www.gestione-documenti.com