Per molte aziende, avere una stampante di qualità e affidabile in ufficio è tanto importante quanto avere un computer professionale o una connessione veloce a banda larga, in quanto permette di essere autonomi e di avere dei documenti a portata di mano molto più velocemente. Per le piccole aziende che stampano tutti i loro documenti internamente invece di dare il servizio in outsourcing, avere una stampante veloce ed efficiente è fondamentale.

Quelli che sembrano dei costi di base come la carta o le cartucce, in molti casi, iniziano velocemente ad eccedere i costi iniziali della stampante stessa, dunque è importante valutare l’uso che si fa di una stampante, quanto è efficiente e come migliorare il suo utilizzo. La prima cosa da tenere sempre in considerazione è l’importanza dei documenti che intendete stampare. Se state stampando solamente una bozza di un importante documento, assicuratevi di non stampare con le stesse impostazioni di qualità elevata che usereste per la stampa definitiva. Impostate una preferenza di “bassa qualità” e riducete l’utilizzo di inchiostro nero stampando con i toni del grigio.

La carta è il fattore per cui spesso costa avere una stampante, ma guardandosi bene intorno, è possibile risparmiare molto sui costi per la stampa. Se negli ultimi anni vi siete sempre riforniti di carta dal vostro unico fornitore , forse è giunto il momento di provare altre strade. Può essere che ci sia un’alternativa più economica che vi permetterebbe di risparmiare una buona somma di denaro ogni anno.

Una volta trovato il fornitore giusto per la carta da stampa, è utile conoscere nel dettaglio come funziona esattamente la vostra stampante. Ogni macchina è diversa ma quasi tutte offrono lo stesso tipo di avviso quando l’inchiostro sta per finire, sia che si tratti di una spia luminosa o di una avviso di errore. Un errore comune è pensare che le striscie orizzontali che appaiono sugli stampati siano causate dall’inchiostro che sta per terminare, quando invece spesso sono causate dalle cartucce che si sono leggermente spostate. Quindi quando vedete queste linee orizzontali, riallineate le vostre cartucce.

Molte stampanti hanno già incorporato un programma di pulizia con il quale ripuliscono l’inchiostro presente sulle cartucce per evitare che seccando le intasi. Se già sapete che non userete la stampante per circa una settimana o di più, avviate il programma di pulizia delle cartucce in modo che funzioneranno benissimo al vostro rientro. Le stampanti duplex (http://welcome.hp.com/country/it/it/smb/printing_multifunction.html) inoltre permettono di stampare più cose come  ad esempio, volantini, presentazioni e persino fotografie.