Elmi Software S.r.l. organizza un evento su:

La dematerializzazione dei documenti: strumenti normativi e tecnologici

che si svolgerà il 16 Giugno 2011 presso: Hotel Villa Esperia
Viale Margherita di Savoia, 53 (Mondello) Palermo

L’evento, di cui troverà l’agenda sul nostro sito, costituirà l’occasione per approfondire temi di grande attualità come la PEC, la firma Digitale, la Conservazione Sostitutiva e scambiare opinioni tra i partecipanti con il Dott. Umberto Zanini del Politecnico di Milano che, da anni, segue specifica problematica. La partecipazione all’evento è gratuita.

Agenda Evento

9,30 Registrazione partecipanti

10,00 Benvenuto ed apertura dei lavori
Rosario Minasola – Amm.ELMI Software

10,15 La normativa a supporto della digitalizzazione dei processi amministrativi
Dott.Umberto Zanini, Dottore Commercialista, Responsabile delle attività di ricerca tecnico-normativo
dell’Osservatorio “Fatturazione elettronica e dematerializzazione” del Politecnico di Milano, e
membro della commissione informatica del CNDCEC

12,00 L’Information Technology al servizio della Gestione Documentale
Piero Mirto – System Specialist ELMI Software

13,00 ITALKALI S.p.A.: un caso di successo
Antonio Culotta – Responsabile Sistemi Informativi Italkali S.p.A.

13,15 Pranzo

15,00 Le soluzioni IBM per la conservazione digitale
Andrea Fumagalli – Specialista IBM Italia

16,30 Q & A e chiusura dei lavori

Per ulteriori informazioni: www.edoc-software.it

La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all’archiviazione elettronica dei dati, e presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. Interviene sia nel ciclo attivo sia nel ciclo passivo della gestione documentale.

Conservare in regime sostitutivo significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L’applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei attuando quello che viene comunemente definito processo di dematerializzazione.
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti.
Compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva:
Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti
(informatici o analogici) da conservare di cui deve tenere evidenza,
Organizzare il contenuto dei supporti
Gestire le procedura di sicurezza e tracciabilità per garantire la corretta conservazione.
Archiviare e rendere disponibili, con particolari procedure organizzative, per ogni supporto di memorizzazione, le seguenti informazioni:

• Descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti
• Estremi identificativi del Responsabile della Conservazione
• Estremi identificativi delle persone delegate dal Responsabile della Conservazione, indicando i compiti loro assegnati
• Indicazione delle copie di sicurezza

Mantenere un archivio del software dei programmi in gestione nelle diverse versioni
Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
Adottare le misure necessarie per la sicurezza del sistema di Conservazione Sostitutiva e delle copie di sicurezza
dei supporti di memorizzazione

• Definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per apporre il riferimento temporale
• Verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo all’eventuale riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.