Bisogna fare prima della opportune considerazioni sulla PEC, ovvero Posta Elettronica Certificata. Intanto anche il ministro della funzione pubblica ha ribadito l’interesse nell’accellerare la diffusione della PEC nella pubblica amministrazione. Quindi il PEC dell’amministrazione pubblica sembra avviata verso una rapidizazzione delle procedure.

Le imprese private, come possono stare al passo? Quali strumenti possono usare per gestire al meglio la Posta Elettronica Certificata nella prassi di tutti i giorni?

Utilizzare la posta elettronica certificata con gli usuali programmi di informatica individuale non è per nulla un compito facile in un contesto professionale o quando i volumi sono significativi. La PEC implica un’ infrastruttura, che rende il suo trattamento più complesso rispetto alle normali e-mail. L’email che abbiamo utilizzato fino ad ora.
Il messaggio un volta spedito è "imbustato" e firmato dal gestore di PEC: chi lo riceve lo ritrova in allegato e deve necessariamente aprirlo per poter vedere il contenuto.  I mittente, cioè  quello che invia, per ogni mail spedita, si ritrova nella posta in arrivo una ricevuta di Accettazione e più ricevute di Consegna, tante quante sono i destinatari.

C’èperò anche un altro elemento, che non va per nullasottovalutato: la PEC per sua natura viene usata in contesti aziendali per comunicazioni ufficiali, cioè ad esempio da ufficio ad ufficio, mentre per accedere alla casella di PEC serve una user e password che sono di norma personali.

Fin qui le complessità che derivano dall’introduzione della PEC nelle aziende. Quali sono però le soluzioni adottabili?

Studio Informatica srl, società specializzata nel fornire soluzioni
applicative per il settore finanziario, nata e cresciuta facendo leva
su risorse umane con solide competenze acquisite nel corso degli anni
attraverso una stretta cooperazione con i clienti e con gli enti
istituzionali, ha sviluppato, sulla base delle esperienze maturate negli applicativi di
comunicazione telematica con l’Agenzia delle Entrate e la
GdF, utilizzati da oltre 900 Intermediari Finanziari e che hanno già
trattato oltre 20 milioni di PEC, una soluzione
applicativa per la gestione "professionale" della PEC.

Questa soluzione si chiama  MailDocPRO

mailDocPRO è una applicazione per la gestione della PEC, i cui punti di forza sono:

• accesso da parte di più utenti alla medesima casella di PEC
• gestione di più caselle PEC, anche per distinte strutture aziendali
• approccio facilitato per l’utente, con mascheratura della infrastruttura tecnica della PEC
• abbinamento automatico delle ricevute
• firma digitale integrata, nella posta da inviare (firma ed allega)
• firma digitale integrata, nella posta in arrivo (vedi direttamente in chiaro il contenuto)
• controllo degli accessi, con profilazione delle autorizzazioni
• tracciabilità delle operazioni effettuate (chi ha fatto cosa)
• integrità,  sicurezza, conservazione storica delle mail, per faciltarne la ricerca anche nel tempo
• massima integrabilità con i gestionali aziendali, per spedizioni di massa
• integrabile con i sistemi di archiviazione documentale o sostitutiva
• applicativo web: installazione su server utilizzabile da browser
• gestione della sicurezza su server, senza la necessità di dover aprire i PC client ad accessi esterni

Ulteriori informazioni su come mailDocPRO sia la soluzione giusta per la posta elettronica certificata per le imprese.