Un tempo attrezzare un ufficio con gli strumenti essenziali significava acquistare molti hardware differenti e poi cercare di posizionarli in un luogo adatto. Grazie al progresso della tecnologia, oggi è possibile rispondere alle necessità lavorative essenziali di tutti i giorni con un solo strumento.

Il vantaggio principale di questo nuovo approccio è il risparmio di risorse economiche e spazio. Logicamente, l’acquisto di una macchina multifunzione risulta più economico sia in termini di investimento iniziale, sia per i costi di gestione successivi. Allo stesso modo, trovare una sistemazione comoda e adatta per tutta l’attrezzatura non è più un compito titanico ora che si deve posizionare solo un dispositivo. Una stampante multifunzione ottimizza una serie di compiti lavorativi giornalieri come la stampa, l’invio di fax, la fotocopiatura e l’utilizzo dello scanner, che possono essere svolti con un solo strumento.

Nel decidere quale stampante multifunzione  acquistare, la scelta principale da compiere è tra una stampante a getto di inchiostro e una laser. Ciascuna ha i suoi vantaggi, quindi la scelta dipende dalla funzione per cui si desidera usare la stampante.

Le stampanti a getto di inchiostro sono più adatte per aziende di piccole dimensioni, ad esempio per uffici domestici. In generale costano meno delle alternative laser e forniscono una qualità generale decisamente migliore nella stampa delle fotografie. Le stampanti a getto di inchiostro sono comunemente impiegate anche per la stampa di grandi formati, come ad esempio nei plotter. Gli inconvenienti principali dell’utilizzo giornaliero di questo tipo di stampante sono la maggiore spesa di gestione a lungo termine e la possibile perdita di qualità dovuta all’asciugatura dell’inchiostro sulla carta che può causare sbavature sull’intestazione o la fattura, rendendo meno professionale l’immagine dell’azienda.

Le stampanti laser sono consigliabili in ambienti d’ufficio frenetici in cui il volume di materiale stampato giornalmente è medio o grande. Nell’utilizzo a lungo termine, tendono ad essere più economiche delle altre stampanti grazie al loro inferiore costo per pagina, alla velocità e capacità di memoria. A differenza di molte stampanti a getto di inchiostro, quelle laser possono essere collegate in rete e utilizzate da tutto l’ufficio. Il metodo di stampa dei dispositivi laser offre un prodotto finale di migliore qualità e pulizia, dato che la stampa viene effettuata da un toner, piuttosto che dal getto di inchiostro direttamente sulla carta. Tuttavia, le stampanti laser sono inferiori a quelle a getto di inchiostro per la stampa di fotografie.

Qualunque sia la stampante più adatta alle proprie esigenze, il fatto che ora sia disponibile con funzioni aggiuntive integrate la rende uno strumento essenziale per l’ufficio. Senza dubbio, le stampanti aziendali multifunzione (http://welcome.hp.com/gms/it/it/sz3/smb/printing_multifunction.html) rappresentano una svolta positiva nell’ambiente d’ufficio; grazie al costante sviluppo tecnologico, anche questo settore sembra destinato a ulteriori miglioramenti in futuro.