Cos’è e cosa rappresenta il software gestionale
per l’azienda?

Per comprendere in maniera
completa il paragone tra le due filosofie, credo sia opportuno fare una breve
analisi dell’impatto e dell’importanza del “gestionale” per l’azienda.

Il gestionale è l’applicazione
principale e di riferimento per la gestione aziendale. In altre parole, si
parla del software nel quale “gira” ed è contenuta la vita e la memoria storica
dell’azienda, ovvero un pilastro importante e fondamentale del funzionamento
dell’azienda moderna nel quale ruotano, in genere, altri software “di servizio”
o accessori.

Nell’immaginario collettivo, per
gestionale si intende erroneamente il software di contabilità; si tratta però
di una visione riduttiva, poiché la contabilità è una delle funzioni di
gestione aziendale  che, invece, è da
intendersi come processo globale: ciclo attivo, passivo, produzione,
commerciale, post-vendita, contabile, ecc.

Questa definizione vale a
prescindere della dimensione o tipologia aziendale.

Cos’è e cosa significa realmente il concetto di
Open Source?

Parlare di open-source, è come
trattare di una filosofia che parte dal presupposto che la conoscenza e il
software siano patrimonio dell’umanità e che questi debbano essere liberi e
fruibili da parte di tutti. Chi condivide tale visione, può dare il suo
contributo mettendo a disposizione della comunità il proprio sapere o il
proprio lavoro.

Questo fenomeno si è sviluppato
prevalentemente nell’ambito del software operativo, espandendosi nel tempo
anche nei software applicativi di tipo utility, fino ad arrivare ai software di
office automation (software di scrittura, foglio ci calcolo, presentazioni,
ecc.) e software gestionali.

Le persone collaborano e si
scambiano informazioni quasi esclusivamente attraverso Internet, quindi senza
limiti territoriali, di lingua e cultura.

Gestionali commerciali

I gestionali commerciali vengono
sviluppati da aziende organizzate per la produzione, la distribuzione,
l’assistenza e gli aggiornamenti continui del software.

Di tutte le citate fasi, quelle
che nel tempo assumono maggiore rilevanza sono gli aggiornamenti e ed il
supporto: è dimostrato che posto come 100% il totale delle operazioni del ciclo
di vita del software, la manutenzione può arrivare al 75%! Per manutenzione si
intende l’eliminazione di anomalie, l’ottimizzazione delle implementazioni e
nuove funzionalità tecnico-funzionali.

Con questi dati appare evidente
l’esigenza di creare un sistema organizzato e continuativo per garantire un
aggiornamento costante che è sostenibile dall’azienda produttrice o
distributrice del software attraverso un adeguato ricavo di copertura dei costi
delle attività.

L’assistenza, in genere, viene
garantita da una rete di rivenditori autorizzati e qualificati dal produttore,
così da assicurare un adeguato supporto all’utilizzatore (formazione, assistenza
e consulenza) oltre a svolgere l’importante punto di collegamento fra il
produttore e gli utenti.

Molto spesso, la rete di
rivenditori è differenziata per livello di competenze, in particolare per quel
che riguarda la capacità di poter fornire un servizio a valore aggiunto quale
lo sviluppo di personalizzazioni o di moduli aggiuntivi integrati e non nel
sistema.

Modalità di acquisto software gestionale

In genere, i gestionali sono
venduti con licenza d’uso a tempo indeterminato, ovvero senza limiti di tempo.
Al costo di licenza seguono i costi di aggiornamento annuale e di assistenza
telefonica.

Il costo degli aggiornamenti deve
essere visto come un’assicurazione per avere un software sempre aggiornato,
evoluto e migliorato, come se fosse stato acquistato al momento.

Nel tempo sono nate altre formule
di acquisto: il noleggio o l’abbonamento. Nel caso in cui il software non è di
proprietà dell’utente, ma del produttore o rivenditore, l’utente può decidere
di pagare un canone ricorrente per poter utilizzare il software nel quale sono
inclusi i costi di aggiornamento ed assistenza.

La formula che, in Italia
soprattutto, è ancora più utilizzata è l’acquisto della licenza.

Gestionali open source

Nel mondo open source, chiunque
può scaricare ed installare il software liberamente. Queste operazioni vengono
svolte da persone che hanno adeguate competenze e praticità sistemistiche.

Una volta installato il software,
nasce poi l’esigenza di configurarlo adeguatamente e di metterlo in esercizio. La
persona opera in totale autonomia, “cercando di capire” come è strutturato il
software e come si comporta in determinate situazioni. Nel caso di dubbi o
problemi, si possono chiedere informazioni ad altri utenti attraverso i forum o
scoprire se qualcuno ha avuto lo stesso problema dai blog. In pratica,
l’utente, o consulente, deve avere un ruolo attivo e avere adeguate competenze e
molto tempo da dedicare alla gestione del suo sistema, a discapito,
probabilmente, di attività più importanti o attinenti alla sua attività.

Ne consegue che tra i punti da
valutare si devono sempre preventivare i costi occulti derivanti dalla
“autogestione” del software e dal rischio di non risolvere del tutto i propri
problemi.

Nel caso in cui il software Open
Source venga installato e configurato da un consulente, si ha il vantaggio di
avere una persona qualificata e sicuramente in grado di gestire la fase di
installazione e di configurazione. In genere, questo accade meno nella parte
funzionale e/o di sviluppo. Poiché non sono disponibili corsi di formazione o
non si dispone di un help-desk del produttore!

Infine, si cade nella trappola
del dipendere da una persona, senza la quale l’azienda rischia di rimanere
senza un adeguato supporto e conoscenza del sistema.

Non vi è certezza di avere gli
aggiornamenti necessari (fiscali, contabili o risolutivi di problematiche)
costanti a garantire il rispetto delle normative o le esigenze della propria
azienda, con la tragica conseguenza di dover sostituire il software ripartendo dall’inizio
e spendendo molti più soldi di quelli risparmiati.

La domanda finale è: vale la pena
correre tutti questi rischi per risparmiare poche migliaia di euro per
l’acquisto del gestionale e per attivare i canoni di aggiornamento ed
assistenza?

Il consiglio è: scegliere un
software gestionale commerciale, venduto da una rete di rivenditori, sul quale
è possibile effettuare modifiche, scegliendo un partner a valore aggiunto,
ovvero capace di garantire un’ottima assistenza, consulenza, sviluppo e
integrazioni, con particolare riguardo al mondo web.

Con questi ingredienti, l’azienda
potrà ottimizzare i processi, ridurre i costi per sprechi e inefficienze,
operare al meglio aumentando la soddisfazione dei propri clienti.