Quali sono i pregi di un’applicazione web invece del solito software installato sul pc? Sono di due tipi: tecnici ed economici.

Dal punto di vista tecnico, un’applicazione web può essere usata da qualsiasi postazione. Ciò significa che ovunque vi troviate nel mondo potete accedere ai vostri dati e al vostro software. Ma non solo: se avete due o più sedi, la stessa applicazione può essere condivisa da diversi utenti, come se fossero tutti in rete nello stesso ufficio. Fino a pochi anni fa ciò era possibile soltanto alle aziende che si potevano permettere costosi elaboratori "mainframe" e altrettanto costose linee di comunicazione dedicate.

Un secondo vantaggio tecnico è che non vi dovete preoccupare di installare il programma sul vostro PC, nè di tenerlo aggiornato alle ultime versioni, perchè tutto questo viene fatto per voi dal fornitore del software.

Dal punto di vista economico, il primo vantaggio è che di solito non c’è un costo iniziale, ma soltanto un canone che dipende dal vostro uso effettivo dell’applicazione (in termini di tempo, di numero di accessi o di utenti, ecc., a seconda del contratto che stipulerete). Anche l’aggiornamento alle versioni successive è di norma compreso.

Con il solo pagamento del canone periodico si può usufruire di un software completo: ogni utente accederà con il proprio user e password e in questa sua area riservata potrà caricare tutti i dati senza che nessun altro vi possa accedere.

Un esempio di applicazione online particolarmente funzionale è il sistema realizzato da creativi quadrati  per la gestione delle liste nozze degli sposi che hanno scelto un viaggio come dono.

Le esigenze che un’applicazione di questo genere deve soddisfare sono molteplici perché viene utilizzata da utenti molto diversi.

La prima sfida era quella di velocizzare il lavoro degli addetti delle agenzie durante la fase di progettazione del viaggio e la divisione in quote regalo. Per risolvere questa fase è stato realizzato un back office che con pochi passaggi permette di elaborare liste anche molto complesse e, in un secondo momento, seguire tutta la fase di acquisto delle quote. Un ulteriore elemento di flessibilità riguarda la possibilità di scegliere fra liste "dettagliate" e "generiche". Una lista dettagliata è costituita dalla descrizione completa di tutti i componenti con i relativi prezzi (ad es. "biglietto aereo di andata", "cena romantica" ecc.), in modo che l’invitato possa scegliere esattamente che cosa regalare. Al contrario, nel caso di una lista generica  viene visualizzata la descrizione del viaggio e l’utente si limita a digitare la cifra che vuole regalare.
Il secondo punto qualificante riguardava la progettazione del front office che viene utilizzato dagli sposi e dagli invitati. Questo vuol dire rivolgersi ad utenti che potrebbero avere un livello di competenze informatiche basso: è stato necessario quindi progettare una grafica chiara, con dei testi che spiegassero il funzionamento passo dopo passo.

Non è stato dimenticato il cliente primario, l’agenzia, che potrà personalizzare la grafica di quest’area con il suo logo e i suoi colori .