Acquistare un gestionale fatture adatto alle esigenze della tua azienda non è un compito semplice. Esistono molte soluzioni disponibili sul mercato, ciascuna con diverse caratteristiche, funzioni e costi. Valutare ognuno di questi prodotti è faticoso e richiede molto tempo. Questo articolo cerca di semplificare al massimo il processo elencando i principali aspetti che non si può fare a meno di valutare. Dopo aver letto questo articolo potrete scegliere on più facilità quale gestionale fatture è adatto alla vostra attività.

Costi: l’aspetto economico è sempre un punto determinante nella valutazione di ciascun acquisto che si deve fare. Alcune soluzioni possono essere acquisite gratuitamente mentre altre possono costare migliaia di euro poiché adatte a grandi realtà aziendali. Ci sono software che prevedono un esborso periodico, annuale o mensile, per poter essere utilizzate, altri invece prevedono solo il costo iniziale da pagare una tantum. Al momento dell’acquisto è quindi fondamentale valutare con attenzione quale prodotto risponde alla propria disponibilità economica.

Gestione di Tasse e Contributi: se hai bisogno di utilizzare il tuo gestionale fatture per il calcolo di tasse ed imposte come l’IVA, accertati che il programma possa farlo agevolmente nel rispetto delle leggi in vigore. Ad esempio, sulle fatture è sempre presente il numero di Partita IVA? Il software riesce a gestire le diverse aliquote IVA per ciascun prodotto fatturato?

Documenti: a parte le fatture, ci sono altri documenti da creare? Ad esempio potresti aver bisogno di creare dei preventivi. Avere dunque la possibilità di convertire facilmente un preventivo dettagliato in una fattura ti permetterebbe di risparmiare molto tempo. Inoltre potresti aver bisogno di creare note di credito, documenti di trasporto e documenti di riepilogo degli ordini. Il programma offre la possibilità di personalizzare questi documenti, aggiungendo il tuo logo in modo che anche la fattura sia in linea con la tua immagine aziendale? Queste caratteristiche sono molto importanti da valutare.

Utilizzo dei Dati: è molto importante che il gestionale fatture sia in grado di estrarre tutti i dati relativi alla tua azienda. Anagrafiche clienti, fornitori, contatti e il catalogo prodotti. Il software riesce ad importare tutti questi dati all’interno delle tue fatture? Questa possibilità ti permette di lavorare molto più velocemente in quanto non dovrai aggiungere tutti questi elementi manualmente. Considera anche la possibilità di utilizzare la fattura quale mezzo di comunicazione con i tuoi clienti. Il gestionale fatture ideale deve essere in grado di prevedere degli spazi in cui poter proporre i tuoi servizi, elencare le diverse modalità di pagamento e spedizione oppure per citare le principali condizioni di vendita.

Statistiche e Report: nella scelta del software di fatturazione è importante disporre di una funzionalità per la creazione di report e grafici personalizzati. Statistiche come il volume delle vendite o l’ammontare delle fatture insolute sono solo alcuni esempi di statistiche che se presentate nel modo giusto possono rappresentare uno strumento di valutazione molto utile nella gestione della tua azienda.

Funzioni di ricerca: con il passare del tempo il volume di fatture aumenterà notevolmente e sarà fondamentale poter individuare i tuoi documenti in poco tempo grazie ad un motore di ricerca interno al gestionale. Questa funzione di ricerca permette di risparmiare molto tempo ed è una delle ragioni per cui ha senso optare per l’informatizzazione del proprio ciclo di vendite.

Accesso Multiutente: se non sarai il solo ad utilizzare il gestionale fatture è importante valutare la possibilità di accedere al software attraverso account diversi, uno per ciascuno dei collaboratori che ti aiuteranno nella gestione contabile. La soluzione ideale sarebbe impostare delle restrizioni su alcune parti del programma che vorresti non mostrare ad altri utenti. Ad esempio potresti voler condividere con i tuoi dipendenti l’elenco degli ordini, ma non i dati generali di vendita. Il programma deve integrare un meccanismo di gestione dei filtri di accesso specifici per ciascun utente.

È molto importante valutare con attenzione le necessità specifiche della propria impresa nel momento di scegliere il gestionale fatture da acquistare. I fattori presentati in questo articolo sono solo alcuni tra quelli utili per la scelta, la decisione finale spetta alle esigenze specifiche che la vostra realtà aziendale deve affrontare giorno dopo giorno.