Per backoffice si intendono tutte quelle attività di gestione documentale, o document management, come la gestione delle pratiche e dei contratti. Per definizione le attività di backoffice sono complementari a quelle di front office, che avvengono, invece, a diretto contatto con la clientela. Un esempio delle attività di front office sono quelle di Contact Center Multicanale, call center inbound e outbound, Customer Care ed Help Desk. Esempio di attività di back office, invece, sono le attività di document management e archiviazione elettronica documentale. Un numero sempre maggiore di aziende oggi preferisce esternalizzare le attività di backoffice. Affidare le attività di backoffice ad un fornitore esterno di servizi BPO – Business Process Outsourcing permette all’azienda di:
– trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle rigidità economico – finanziarie che impediscono all’azienda di affrontare tutte le nuove sfide del mercato con flessibilità e dinamismo;
– liberare le risorse da tutte quelle attività caratterizzate da ingenti moli di lavoro o ripetitive; le risorse possono, così, dedicarsi alle attività che costituiscono il core business dell’azienda;
– ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza dell’organizzazione.
Le attività di back office dedicate alle società finanziarie si rivolgono a: istituti di credito, distributori di prodotti finanziari come prestiti personali, finanziamenti personalizzati tramite cessione del quinto dello stipendio o della pensione, mutui e surroghe.
Per questo tipo di società le attività di backoffice riguardano, ad esempio, nel caso della cessione del quinto dello stipendio, la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente privato che ha fatto richiesta del prestito personale; altro esempio di attività di back office per le società finanziarie è l’istruzione delle pratiche finanziarie e i controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Tra le aziende specializzate nell’erogazione di servizi di backoffice finanziario, a Napoli c’è Cesaweb. Cesaweb è una società specializzata in servizi ICT – Information & Communication Technology che si propone come un vero e proprio consultant della strategia aziendale per i propri clienti. Tra i clienti che si affidano ogni giorno a Cesaweb per il backoffice finanziario ricordiamo alcuni grandi protagonisti del settore creditizio italiano, come Prestitalia ed FF Retail, nonché il marchio di FF Retail Finanzio Facile.
Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti, fino alle fasi successive all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb:
– nel caso della cessione del quinto dello stipendio raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito;
– nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale;
– notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode;
– valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento;
– monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni;
– gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni;
– monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario;
– si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.