Molto spesso le aziende, specie se medio-piccole, ad un certo punto hanno la necessità di ricevere l’intervento di un consulente che vada a lavorare sull’analisi organizzativa aziendale, in modo da perfezionarne la struttura e ottimizzarne quindi il lavoro.

Prima di tutto, chi si occupa di un’attività simile deve stringere preventivamente una stretta collaborazione con il personale (sia dipendente che titolare), poiché per funzionare richiede la cooperazione di tutti. A necessitare di un intervento simile non sono solo aziende in crisi, ma possono essere anche realtà che già lavorano bene ma cercano di strutturarsi in modo più definito e organizzato.

Bisogna poi scegliere un interlocutore a cui rivolgersi, che vada a rappresentare l’intero gruppo.

Un punto su cui è molto importante lavorare (e che bisogna testare) è la motivazione al lavoro di un gruppo. I lavoratori non devono sentirsi degli automi che eseguono dei comandi che derivano dall’alto, ma essere coinvolti in prima persona in quello che fanno, motivati e gratificati. Devono puntare a lavorare bene perché si sentono responsabili di ciò che fanno e della salute dell’azienda di cui fanno parte.

Oltre a ciò è fondamentale perfezionare la struttura aziendale. Un’azienda ben strutturata funziona ed è produttiva, per questo bisogna che alcuni aspetti siano chiari e stabiliti, a cominciare dai ruoli che ciascuno ricopre all’interno dell’azienda. Più i ruoli sono netti e definiti, più ci sarà ordine ed efficienza, senza il rischio di confusioni o mancate consegne, magari perché qualcuno pensa che quella data attività debba essere fatta da qualcun altro. Diretta conseguenza della definizione dei ruoli è la redazione di un organigramma, che può essere fatto in diverse modalità, a seconda delle scelte aziendali.

Una volta redatto un organigramma chiaro e preciso si va a lavorare sui flussi di lavoro. Il lavoro di un’azienda da dove parte? Per dove continua? Dove finisce? E dove torna? Cosa viene prima e cosa dopo? Queste sono tutte domande a cui un’azienda è obbligata a rispondere, se vuole che il lavoro segua il giusto flusso.

Ogni attività dovrebbe essere ben codificata e identificata, di modo che venga svolta sempre secondo la procedura corretta. Anche la stesura scritta delle procedure di tutte le attività può essere un buon punto di riferimento per chi lavora, che in caso di defaillance può consultarle e verificare se ciò che sta facendo è corretto.

Utile in questo senso può essere anche la redazione di un mansionario contenente la descrizione dettagliata di tutte le mansioni previste, associate ai diversi ruoli.

Vi sono molte figure professionali che si occupano di offrire un’analisi organizzativa aziendale. Un esempio al riguardo è quello di Empeiria, network che ha l’obiettivo di mettere in contatto imprese ed esperti manager di grandi aziende che possono offrire le loro solide competenze manageriali.

Empeiria, il cui sito ufficiale è www.empeiria.it, è un’associazione fondata sulla collaborazione e sulla solidarietà, qualità che in questo settore fanno la differenza.

In definitiva, se una piccola o media impresa sente la necessità di portare ordine e struttura al suo interno, affidarsi all’aiuto di un consulente esperto può esser davvero una scelta saggia e vantaggiosa. Provare per credere.