Il ruolo dell’EDI service provider quale intermediario tra cliente e fornitore
Quando diciamo “ciclo dell’ordine” (Eng: OTC – Order to cash) ci riferiamo alle transazioni che caratterizzano una transazione di vendita.
Effettuando la digitalizzazione si possono dematerializzare tutti i documenti e passare a una gestione elettronica integrata dell’intero flusso informativo, attraverso i suoi principali documenti: ordine, spedizione, fattura e pagamento.
Questo processo può essere realizzato attraverso un’integrazione diretta tra le parti, supportate da sistemi EDI – Electronic Data Interchange. La tecnologia EDI consente la trasmissione di informazioni strutturate tra i sistemi informativi di mittente e ricevente, se appositamente allineati.
Gli elementi fondamentali che caratterizzano uno scambio in formato elettronico EDI possono essere classificati in due macro categorie:

• L’infrastruttura di comunicazione: si occupa di garantire connettività, trasporto e monitoraggio dei dati tra un sistema mittente ed uno ricevente. Oggi la maggior parte degli scambi utilizza protocolli over-internet, e modalità di trasmissione che garantiscono l’integrità della trasmissione e la notifica di ricevimento;
• Gli standard di comunicazione: i messaggi EDI sono scambiati con formati che riportano a standard internazionali. Il principale standard EDI utilizzato nel mondo è l’UN/EDIFACT (standard di comunicazione proposto dalla Commissione Economica delle Nazioni Unite) di cui esistono numerose varianti o “dialetti”. Altri standard riportano ad associazioni di settore o regionali, quali Odette, Galia, VDA, ANSIX12, Euritmo ed altri.

La comunicazione può essere realizzata come integrazione diretta tra le imprese oppure essere costituita da reti di fornitori di servizi EDI, i quali possono effettuare:

• attività di trasmissione dei messaggi EDI da azienda mittente (Fornitore) ad azienda destinataria (Cliente)
• attività di traduzione (nel caso in cui mittente e destinatario utilizzino standard di comunicazione differenti)
• monitoraggio dei flussi per le rispettive aziende;

L’attivazione di una relazione EDI che coinvolge più imprese in una rete di comunicazione non prevede l’obbligo di definizione di accordi formali tra le parti; tuttavia è prassi che le controparti coinvolte nella relazione si tutelino vicendevolmente definendo delle Norme contrattuali atte a fornire garanzie sul servizio erogato e sulla sicurezza del canale di comunicazione. Questo passaggio normativo diviene fondamentale quando si vuole dare validità legale ai documenti scambiati via EDI, ivi comprese le fatture. È infatti condizione indispensabile che siano chiaramente identificate le modalità che assicurano l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura.