Un numero sempre maggiore di imprese si sta oggi muovendo verso l’adozione dello strumento dell’outsourcing. Le conseguenze positive nel lungo e nel breve periodo ad oggi riconosciuti e riscontrati sono piuttosto importanti. L’outsourcing è per definizione l’esternalizzazione di processi aziendali al fine di renderli più efficienti ed efficaci. Nel settore IT è oramai prassi consolidata, in passato soprattutto per le componenti infrastrutturali, oggi anche per l’intera funzione ICT. Innanzitutto, le risorse dell’impresa possono essere concentrate in quelle attività che rappresentano il business principale dell’impresa, evitando di dover investire in attività secondarie che oltretutto, per raggiungere livelli di competitività assoluta, necessiterebbero di investimenti ingenti, comunque non giustificabili da risultati proporzionalmente adeguati. Inoltre si otterrebbe la flessibilizzazione di costi che normalmente sono fissi: lasciando gestire le forniture ad un provider si potrà acquistare solo quello di cui si ha bisogno, nel momento in cui se ne ha veramente bisogno. Conseguenze positive non certo secondarie, ricadono sul personale che ne viene valorizzato: non più impegnato in lavori di routine, può concentrarsi maggiormente sugli aspetti focali della sua attività, migliorando ragionevolmente la professionalità; l’impresa può accedere a tecnologie altrimenti precluse, ottenendo informazioni preziose; il provider può partecipare alla definizione dei bisogni e delle esigenze dell’impresa: grazie alla modularità dell’outsourcing, e, a seconda dei contratti stipulati, è possibile estendere le aree aziendali di intervento, cambiare il tipo di servizio offerto, oppure parallelamente ridurlo, al cambiare delle esigenze dell’impresa. Le imprese di dimensioni minori si avvalgono di questo servizio soprattutto per conseguire cost-saving, per garantirsi competenze e continuità di servizio, o per sostenere l’espansione dell’organizzazione. Le grandi imprese, invece, lo scelgono per migliorare l’efficienza complessiva di una specifica funzione. Nello specifico i vantaggi sono i seguenti: Vantaggi di costo: il motivo principale che porta a esternalizzare è la riduzione dei costi. La possibilità di trasformare i costi fissi in costi variabili (i costi del personale, i costi di apprendimento e tutte le immobilizzazioni sono sostenuti dall’operatore esterno).
Quando le imprese scelgono di gestire tutte le funzioni aziendali all’interno, bisogna utilizzare molte risorse per apprendere competenze che non fanno parte dell’attività aziendale principale. Ma gestire tutto all’interno ha due effetti negativi: il prezzo dei prodotti o servizi per il cliente finale risulterà maggiore e inoltre aumenteranno i tempi per far crescere e portare al successo l’azienda stessa. Aumento dell’efficienza: il provider esterno ha maggiore conoscenza ed esperienza da apportare al progetto. Non solo è specializzato nel suo ambito, ma ha anche avuto nel tempo la possibilità di testare e innovare sul campo, cosa che spesso non è possibile per una PMI con limitate risorse. Focalizzazione sulle principali attività dell’impresa: esternalizzare significa liberare risorse ed energie che possono essere spese per il “core business” dell’azienda. Risparmio su infrastrutture e tecnologia: l’outsourcing elimina il bisogno di investire su nuove infrastrutture; il provider esterno si carica delle responsabilità di produzione di parte del prodotto/servizio, sviluppando le necessarie competenze. Accesso a personale altamente qualificato: provider specializzati possono garantire personale esperto in diversi ambiti massimizzando la qualità del prodotto/servizio finale. Time-to-market e alta qualità: i punti precedentemente menzionati portano ad avere un generale miglioramento di qualità e velocità dell’intero processo, migliorando anche il lasso di tempo necessario al prodotto per raggiungere il mercato. Risk management: l’outsourcing permette di superare il normale turnover e le carenze di personale, per esempio durante festività e vacanze o i periodi di massimo lavoro. Inoltre, in caso di calamità naturali, problemi tecnici o incidenti, l’esternalizzazione è un utile strumento per controllare il rischio, fornendo una risposta rapida alla crisi, un recupero più veloce, una imputazione chiara e condivisa delle responsabilità. dEDIcated come provider di servizi B2B per l’integrazione dei processi aziendali aiuta e sostiene le imprese sollevandole di costi e attività. Esistono dunque diversi gradi di implementazione dell’outsourcing in una struttura aziendale, a causa di una molteplicità di elementi, non ultima le esigenze dei mercati che le imprese si trovano ad affrontare o i limiti insiti nella struttura della catena del business nella quale si opera. Proprio in base al livello di implementazione raggiunto, qui di seguito vengono sinteticamente descritti le due opzioni di outsourcing che si trovano alle due estremità rispetto al ventaglio delle innumerevoli varianti intermedie possibili, ognuna delle quali deve essere vista come una risposta alle differenti esigenze riscontrate dalle singole imprese. Il modello per cosi dire più “elementare”, prevede una totale o parziale gestione di una o più aree aziendali, lasciando tuttavia a disposizione dell’impresa il potere di controllo diretto sulle attività delegate. In sostanza un’impresa può esternalizzare alcune attività, mantenendone, tuttavia, il controllo diretto. E’ il caso, ad esempio, dei servizi pagamento dei dipendenti, o dei servizi mensa o ancora di alcuni tipi di approvvigionamento. Si tratta in sostanza di uno strumento ideale per flessibilizzare i costi operativi, senza tuttavia rinunciare allo stretto controllo della situazione. All’estremo opposto si trova il modello di massima estensione della strategia di outsourcing: in questo caso la partnership tra l’impresa e il vendor di riferimento diventa totale e permette di operare congiuntamente nelle attività di analisi del management, nelle attività amministrative e di controllo, passando per la re-definizione dei processi di business e l’individuazione degli obiettivi che via via diventano prioritari per l’impresa. Non si tratta unicamente di cedere la totalità delle funzioni e dei compiti di un’attività, ma anche e soprattutto di instaurare un rapporto di cooperazione e di collaborazione estesa: i vantaggi in termini di risparmio di costi e di recupero di efficienza, sono massimi.