INDICOM PER L’ENERGIA: LA GESTIONE DELLE FATTUE DISTRIBUTORI Nell’ambito dei servizi di Business Process Outsourcing, Indicom vanta collaborazioni pluriennali con importanti player del settore Energia & Utilities, per i quali rappresenta il partner di riferimento per l’esternalizzazione di attività amministrative non strategiche e a basso valore aggiunto.
Da un’attenta analisi delle criticità del Cliente è emerso come le aziende produttrici e distributrici di energia dedichino una quantità eccessiva di tempo e risorse umane alla registrazione delle fatture fornitori, dei dati tecnici e contabili riscontrando talvolta notevoli difficoltà nel far quadrare fatture fornitori e fatture clienti e nel gestire le frequenti variazioni alle quali sono soggetti i flussi elettronici. Per rispondere all’evidente necessità dei Clienti di migliori performance, Indicom ha sviluppato un servizio efficiente e modulabile di gestione delle fatture distributori, integrato alla gestione dei dati tecnici e ad attività di contabilità generale e analitica, avvalendosi di tecnologie di riconoscimento ottico avanzato (OCR) e di personale competente e qualificato con esperienza amministrativa pluriennale. Al fine di garantire un servizio completo, Indicom effettua controlli e quadrature su tutti i documenti gestiti, mettendo così a disposizione del Cliente informazioni aggiuntive come i confronti tra importi letti e calcolati, la segnalazione di POD e PDR non codificati, il controllo di doppie fatturazioni, le verifiche di volume e di importo e le verifiche tra sintesi contabile e dettaglio delle voci fatturate. Inoltre tutti i documenti gestiti sono disponibili per la consultazione sul sistema documentale online di Indicom e conservati a norma per 10 anni, eliminando in questo modo le inefficienze implicate dalla gestione tradizionale cartacea. Affidare in outsourcing tali processi assicura al Cliente l’abbattimento dei costi di gestione operativa ( con un risparmio potenziale fino all’80%), l’eliminazione dei costi di stoccaggio, l’ottimizzazione delle risorse interne, la standardizzazione dei processi ed una maggiore capacità di monitoraggio su dati e informazioni.

LA GESTIONE AUTOMATIZZATA E PAPERLESS DEL CICLO PASSIVO La fatturazione cartacea tradizionale continua a pesare innegabilmente sull’efficienza di moltissime imprese, ancorate in modo inspiegabile a pratiche consolidate seppur non più sostenibili economicamente. Questo è particolarmente vero per le fatture fornitori, la cui gestione tradizionale si compone di parecchie fasi manuali legate ai documenti cartacei, ad errori inevitabili e all’enorme quantità di tempo perso da risorse che potrebbero invece dare un contributo importante in ambiti più strategici. Queste attività sommate tra loro si traducono in un costo tale che, se reso esplicito, dovrebbe essere il fattore in grado di guidare da solo le scelte delle imprese verso soluzioni più innovative ed efficienti di gestione amministrativa. Gestire le fatture fornitori nella modalità tradizionale infatti implica attività di: – – Smistamento – – Caricamento – – Riconciliazione e Convalida – – Gestione del pagamento – – Gestione del contenzioso – – Archiviazione L’intero processo può arrivare a costare fino a 16€ per ogni singola fattura passiva gestita (gestione del completo ciclo ordine/fattura). Adottando una gestione automatizzata e paperless del ciclo passivo questa cifra si può ridurre di percentuali estremamente significative che possono arrivare fino al 75%: un risparmio di questa portata fa sì che non vi sia una dimensione minima d’azienda per scegliere di massimizzare l’efficienza delle proprie attività. Il servizio di gestione del Ciclo Passivo realizzato da Indicom permette di automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in prima nota delle fatture passive, indipendentemente dalla numerosità dei documenti e dalle modalità di ricezione delle stesse. Inviati ad Indicom i documenti in modalità multicanale, il sistema intelligente di riconoscimento ed elaborazione dei documenti semplifica al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione degli stessi. Terminata la fase di riconoscimento automatico, il sistema presenta all’operatore Indicom i documenti che necessitano di eventuali correzioni o integrazioni manuali: il documento validato è archiviato digitalmente, è consultabile su un portale online dedicato e può essere successivamente portato in Conservazione Sostitutiva. Gli automatismi del servizio velocizzano i processi, permettendo una forte riduzione degli errori e dei costi e consentendo una gestione amministrativa più flessibile ed efficiente. Una gestione sicuramente innovativa, che sfrutta perfettamente l’unione di tecnologie all’avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale per garantire performance elevate,certe e misurabili. Uno sguardo al futuro verso modalità operative digitali e con livelli di efficienza sconosciuti, tali da consentire sì risparmi significativi, ma anche di migliorare considerevolmente la razionalizzazione delle risorse interne e lo stato delle relazioni esterne.