Uno dei problemi principali delle aziende riguarda la gestione dei documenti. La distribuzione dei documenti in formato cartaceo porta, secondo i dati di AIIM EUROPE alla perdita di un documento su 5 da parte del 44% degli utenti.
Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire documentazione cartacea e la soluzione a questo complesso problema risiede nella digitalizzazione e dematerializzazione delle informazioni.
“La gestione digitale dei documenti e delle informazioni è l’unica strada a disposizione delle aziende per essere veloci, organizzate e proporsi sul mercato con efficacia” spiega Teresa Esposito, Marketing Director Business Group presso Canon Italia. Il digitale non presenta quindi soltanto vantaggi in tema di sicurezza ma aiuta anche le aziende nella organizzazione e nella gestione. La scansione e conservazione del documento in pdf costituisce una piccola parte del processo di digitalizzazione, l’obiettivo sarebbe quello di giungere ad una cultura del digitale nell’intera gestione delle informazioni arrivando a gestire flussi digitali di documenti e non più supporti cartacei. Proprio in questa direzione si stanno sviluppando i Managed Document Service (MDS) che società specializzate stanno offrendo ad aziende ed organizzazioni. MDS è un sistema che ha il compito di ottimizzare i processi che ruotano intorno alla gestione dei documenti e si rivela molto utile per una serie di caratteristiche:

• Monitoring in cloud: monitoraggio dello stato dei documenti e delle apparecchiature di stampa per controllarne l’utilizzo e la spesa;
• Sistema di intelligence: sistema che permette la restituzione immediata di dati riguardanti i documenti, le apparecchiature e gli utenti che li utilizzano e che fornisce suggerimenti per migliorare la produttività diminuendo i costi;
• Digitalizzazione dei workflow: sistema che permette la consultazione dei documenti aziendali archiviati permettendo di velocizzare le ricerche;
• Servizi JIT (Just In Time): possibilità di intervento immediato dei tecnici o dei fornitori in caso di necessità
• Sicurezza: monitora l’accesso ai dati permettendone l’utilizzo solo a determinati utenti.

I servizi di Document Management possono costituire quindi, per tutti questi motivi, una risposta efficiente al crescente bisogno di digitalizzazione delle aziende.