Con il servizio FAX integrato ai PBX 2.0 si risparmia tempo e denaro per l’invio dei fax. Generalmente l’utente – stampa un documento dal proprio PC – prende il documento – va alla postazione fax – lo infila in uno strumento antiquato (fax) – compone il numero in un tastierino – aspetta l’invio – prende la ricevuta – la attacca al fax – ed archivia il fax in un raccoglitore. Nella migliore delle ipotesi questa procedura richiede 5 minuti. Ma se consideri che, – sulla stampante può mancare la carta – il fax può essere occupato da un altro utente (magari si trova anche distante dalla postazione) – il fax del destinatario può essere occupato quindi bisogna aspettare che si liberi – si può inceppare la carta – non si trova o non si ricorda il numero di fax – non si trova l’archivio o l’archivio è pieno ecc.. ecc.. la procedura di invio fax può richiedere anche 30 minuti ed un sacco di stress. Senza considerare poi i costi del materiale di consumo ed il controllo delle scorte di magazzino. Moltiplica questi fattori per il numero di fax che invii in un mese e ti rendi conto di quanto sarebbe più facile ed economico fare così Guarda il video -> Inviare un Fax Oggi. Tramite una semplice interfaccia WEB puoi ricercare velocemente il numero di fax del contatto e con un click puoi scegliere il fax da inviare direttamente dal tuo pc. Inoltre il Fax viene archiviato in formato PDF su una cartella del server o di uno Storage di rete, per essere sempre disponibile
quindi -> – Elimini l’archivio cartaceo ed tutto quello che comporta – Elimini tempi di ricerca – Elimini i fax persi – Elimini spazio per i raccoglitori e cosi via. Il sistema segnala i fax in partenza ed inoltra in posta elettronica informazioni sullo stato : fax occupato, fax spedito ecc … ma sarà sempre la macchina ad occuparsi di riprovare il reinvio (ma perchè dovrebbe farlo una persona se lo può fare una macchina ?). Se ricevi un fax, questo viene direttamente convertito in PDF, archiviato e recapitato ad un indirizzo di posta elettronica, in modo che puoi archiviarlo anche sul programma di posta elettronica, lo puoi inoltrare velocemente, lo puoi stampare se ne hai bisogno e lo puoi ricevere in qualunque momento ed in qualsiasi parte del mondo perchè diventa un servizio in tempo reale come la posta elettronica. Anche il servizio per l’invio è disponibile in tempo reale da remoto, se quanto sei fuori hai bisogno di inviare un fax, ti serve solo un pc (o un qualsiasi altro dispositivo) in grado di navigare in internet, ti colleghi all’interfaccia web ed il gioco è fatto. Il servizio è anche integrabile con semplicità a qualsiasi appicativo gestionale, quindi se a fronte di determinati eventi o operazioni sul programma gestionale come sul crm è richiesto l’invio di un documento fax, questi software possono parlare direttamente con il centralino per accordarsi sull’invio del fax in automatico segnalando all’utente lo stato delle operazioni per la supervisione (se necessaria )