Si sente spesso dire che l’Italia è il “popolo delle partite IVA” a causa del numero incredibilmente alto di liberi professionisti. Questa non è certo una novità: nel nostro Paese la micro-impresa è sempre stata un modello vincente, e molte piccole imprese nate negli anni Sessanta sono oggi aziende affermate e quotate in borsa Se però si vuole individuare il limite di questo modello, esso risiede nella frequente mancanza di un sistema organizzativo strutturato. Molti imprenditori basano le loro fortune più sull’intuito e sul talento che sulle conoscenze di management. Alla stessa maniera, molte aziende prosperano grazie alla qualità dei servizi e dei prodotti ma rischiano di perdere competitività a causa della mancanza di strumenti gestionali all’avanguardia. E questo aspetto, mano a mano che i mercati si internazionalizzano e si unificano, rischia di diventare un handicap grave. Anche le piccole aziende, insomma, hanno bisogno di un management di tipo moderno e di strumenti gestionali aggiornati e che velocizzino i processi interni. Un aspetto molto importante nelle piccole e medie aziende è la capacità di smistare le telefonate in entrata e in uscita. Senza un sistema che svolga questa funzione, l’azienda rischia infatti di:

• perdere telefonate importanti (ad esempio di nuovi clienti) che arrivano negli orari di chiusura o quando il telefono è già occupato;
• rendere più difficile la comunicazione tra i dipendenti dell’azienda, rallentando il lavoro di tutto il gruppo.

Le comunicazioni svolgono un ruolo cruciale e tutti i mezzi che possano facilitarle o accelerarne il ritmo producono solo vantaggi. Per questo, ogni studio professionale, fosse anche composto solo di tre persone, dovrebbe avere un centralino interno.

Fino ad oggi, però, i centralini telefonici avevano un costo talmente alto che era impossibile l’installazione nelle piccole realtà aziendali. Un centralino poteva costare anche migliaia di euro, e la sua configurazione era sempre affidata a tecnici iper-specializzati. Fortunatamente, lo sviluppo della fonia VOIP – la telefonia che si appoggia ad una rete ADSL – ha cambiato questo scenario ed ha reso molto più concorrenziali e competitivi i costi. Grazie al VOIP, il centralino telefonico si è trasformato da ingombrante e costosa apparecchiatura hardware a dispositivo virtuale, che funziona grazie ad un software e ad un computer di qualsiasi tipo collegato ad internet. Il centralino virtuale VOIP offre numerosi vantaggi, tra cui:

• fornire gli stessi servizi di un centralino reale ma a prezzi estremamente competitivi e senza bisogno di installare più linee telefoniche. Tramite centralino, si può moltiplicare il numero di interni telefonici senza creare nuove linee ma semplicemente sfruttando la banda;
• integrare i servizi del centralino con le tecnologie di comunicazione digitale, come ad esempio l’e-mail, sulla quale è possibile ricevere i messaggi lasciati in segreteria;
• spostare i telefoni configurati ovunque ci sia una linea telefonica, dando così ai dipendenti la possibilità di lavorare da casa o da un’altra sede con gli stessi meccanismi di un ufficio;
• parlare a costo zero tra i telefoni dello stesso operatore VOIP, quindi anche tra tutti gli interni collegati allo stesso centralino.

E se in futuro – come di certo avverrà – la tecnologia dovesse evolversi ulteriormente, il centralino VOIP non renderà necessario comprare nuove e costose apparecchiature più sofisticate, ma dovrà solo essere aggiornato e implementato. Un’ultima osservazione riguarda le dimensioni dell’azienda che utilizza il centralino VOIP: mano a mano che l’azienda crescerà, la tecnologia VOIP si adatterà alle nuove dimensioni, senza bisogno di acquistare nuove linee o di cambiare il sistema di gestione delle chiamate.