L’importanza degli strumenti di comunicazione in ufficio

In un mondo nel quale si tendono a cancellare i rapporti umani, sopraffatti da social network e strumenti tecnologici, è importante in un ufficio cercare di avere un dialogo quanto più possibile diretto e immediato. La dinamicità che la quotidianità impone, invita a svolgere il proprio lavoro nel modo più efficace possibile ne più breve tempo possibile. In tale contesto la comunicazione riveste grande importanza: anch’essa deve essere chiara, immediata, comprensibile e diretta. Sono diversi gli strumenti di comunicazione che possono essere presenti in un ufficio, valorizzandone addirittura l’ambiente, il clima lavorativo e la stessa produttività.

Per capire gli strumenti di comunicazione è necessario capire la realtà interessata, valutando le dimensioni dell’ufficio, il numero di persone coinvolte e i loro ruoli, in quanto proprio in base a tali parametri possono rendersi necessari alcuni strumenti piuttosto che altri.
Al di là della comunicazione informatica, manifestata con e-mail ufficiali e informative da parte di responsabili funzionali, un’importanza fondamentale è rappresentata dalla comunicazione visiva, che si presta ad essere più diretta, rapida e comprensibile ed essa può avvenire con strumenti differenti.
Negli uffici vi è la necessità di una vera e propria segnaletica che grazie a simboli e colori ha il compito di trasmettere un messaggio. L’insegna dell’uscita di sicurezza, quella di un punto di raccolta, oppure un cartello che indichi la presenza di un estintore, riescono a indicare alla persona nel giro di un secondo il loro significato, utile in caso di pericolo. Lo stesso vale per altri casi.

Vi è poi una comunicazione necessaria più inerente le prestazioni e le mansioni di lavoro: avere un archivio ordinato e riportante uno schema ove poter ritrovare cartelle e documenti, rappresenterebbe sicuramente un metodo efficace e logico per ridurre tempi morti e ottimizzare il lavoro.
La comunicazione può riguardare anche delle procedure standardizzate da seguire, come ad esempio l’affissione di fogli riportanti indicazioni su come gestire le macchine da ufficio come stampanti, scanner, fax o fotocopiatrici.

Uno degli strumenti principali di comunicazione che negli uffici vanno per la maggiore sono le bacheche. Ne esistono di magnetiche o in sughero, ove appendere e appuntare comunicazioni riguardanti il personale o l’azienda: comunicare a tutti un nuovo orario d’ufficio, il periodo di chiusura aziendale, i dati aziendali relativi all’andamento produttivo o economico e tante altre notizie di interesse comune. Valido è anche lo strumento rappresentato dalla lavagna: un pennarello e un cancellino consentono di essere fortemente dinamici, lasciando magari qualche indicazione per il collega che segue il nostro turno, oppure per lasciare una comunicazione a colui il quale non è presente ma passerà in ufficio in un momento in cui non saremo presenti.
Sono molteplici quindi gli strumenti di comunicazione possibili in un ufficio, bisogna saperli utilizzare al meglio per essere efficaci e comprensibili.