Per una società che potrebbe avere molti dipendenti il fax tradizionale presenta una serie di sfide per la sicurezza:

• Se incustodito, l’informazione sensibile contenuta nel fax può essere intercettata da terzi.
• Le macchine di fax spesso salvano una copia dei fax ricevuti, facendo possibile per chiunque abbia accesso alla macchina stampare ulteriori copie del contenuto fax.
• Le macchine di fax stampano I messaggi sulla carta che può essere collocata in una posizione insicura o anche distrutta.

Una soluzione sarebbe scegliere la sicurezza, cioè Internet Fax, specialmente Fax raccomandato brevettato da Popfax.com. Anche se ogni servizio fax via Internet è molto più sicuro di fax tradizionali, a causa di online storage dei fax su server sicuri e la trasmissione di fax online tramite siti web HTTPS altamente protetti, la funzione fax raccomandato comprende un documento legale che garantisce sia la consegna fax che la sua integrità . Le caratteristiche speciali di questo servizio sono le seguenti:
– La spedizione viene effettuata online, utilizzando una connessione sicura e un account fornito dal provider di fax via Internet
– Il documento fax è firmato digitalmente con gli elementi di crittografia non reversibile e la firma poi è stampata sull’ultima pagina del documento per la trasmissione fax.
– Il destinatario riceve il documento fax con una password unica e la firma digitale per poter accedere al file e per convalidare l’autenticità. Di conseguenza, nessuno tranne il destinatario avrà accesso a questo fax.
– Il mittente riceverà una notifica e-mail e un rapporto di trasmissione, confermando la consegna del fax. In questo modo, la consegna e l’autenticità del fax sono garantite, il contenuto fax non può essere modificato, visualizzato o accessibile ai terzi.
– Il mittente e il destinatario possono verificare l’autenticità del fax raccomandato in qualsiasi momento andando sull’area protetta dell’interfaccia web, siccome il fax è archiviato per un lungo periodo. Oltre questo, il documento può essere utilizzato come prova legale in caso di controversia tra le parti. Se avete da fare con i dati finanziari, informazioni sulla salute di un paziente, i documenti giudiziari o altre informazioni privilegiate, le soluzioni sicuri di Fax via Internet offrono la garanzia che i contenuti delle trasmissioni fax sono salvaguardati.