L’anagrafica clienti rappresenta l’inestimabile “patrimonio” dell’azienda, essendo la parte preposta alla raccolta e mantenimento delle informazioni (passate, presenti e future) sui contatti. La sua compattezza è essenziale, come il fatto di evitare la perdita dei dati contenuti.

Un buon software outbound deve essere in grado di permettere l’inserimento e la gestione di molte anagrafiche, dove salvare e memorizzare tutte le informazioni relative ai propri clienti, per poterle poi riutilizzare per creare azioni personalizzate di marketing, come ad esempio opportunità di Up-selling e/o Cross-selling, oppure azioni di Direct Mailing.

Per gestire questa grande quantità di informazioni è necessario il supporto di un ottimo software outbound che comprenda tutti gli aspetti della lavorazione, ad esempio:

–         effettuare il maggior numero di chiamate verso l’esterno per avere un rilevante numero di contatti

–         ottimizzare gli intervalli tra una chiamata e l’altra riducendoli al minimo

–         automatizzare la composizione del numero chiamato (è il software outbound che li compone velocemente)

–         automatizzare i “non risponde” e gli “occupati” rifissando automaticamente un richiamo dopo un tempo stabilito

–         passaggio automatico su un nuovo contatto se il numero chiamato è inesistente o errato (oppure un numero fax)

Il software outbound dovrà gestire a 360 gradi l’attività del Call Center, partendo dalle attività di base fino a quelle più complicate, come ad esempio potrebbe essere un calcolo di provvigioni o l’incrocio con altri sistemi. In questo caso è meglio scegliere un software outbound che sia chiaramente personalizzabile, come ad esempio che permetta un  inserimento e rimozione veloce dei soggetti (agenti, operatori, ecc), che crei in modo agevole le campagne di marketing con i nominativi da chiamare, ecc.

In poche parole che permetta di partire immediatamente con la lavorazione delle liste inserite.

E’ altresì importante che un software outbound preveda la possibilità di verificare in tempo reale l’andamento delle chiamate e delle campagne, effettuando sintesi e riepiloghi su diversi aspetti, come:

·         lavorazione dei nominativi, mostrando chiamate effettuate, nominativi rimasti, tempo medio di conversazione, intervalli, ecc

·         status dei nominativi, mostrando quanti positivi, quanti negativi, quanti appuntamenti, quante vendite, ecc.,

·         riassunto dei tempi lavorati dei soggetti coinvolti, con indicazione dell’ora di entrata ed uscita dal posto di lavoro.