La posta elettronica è lo strumento utilizzato da tutte le aziende per la comunicazione: promozioni, offerte, fatture ecc. girano ormai in gran parte su Internet.

Utilizzare per la propria mail professionale servizi gratuiti come, ad esempio, Yahoo! Libero o tiscali, e molti altri, non è una buona norma né da un punto di vista di marketing (avere la propria mail connessa al proprio sito aziendale impone decisamente una diversa immagine fra i propri clienti) né, sopratutto, da un punto di vista tecnico.

Prima dei affidarsi ad fornitore di servizi internet professionale per un servio di email hosting, è necessario essere certi al 100% dell’affidabilità del servizio di posta che si va acquistando controllando che siano attive alcune funzionalità che ne garantiscano la completa sicurezza e accessibilità.

In primo luogo la sicurezza: nessuno deve poter aver accesso ai vostri account se non autorizzato. Molto importante da questo punto di vista è la configurazione del server che ospita il servizio: occorre che siano attivi controlli mirati contro diverse tipologie di attacco. Ad esempio è necessario bloccare tempestivamente, in modo temporaneo o definitivo, indirizzi IP che effettuano accessi con password errata più volte consecutivamente in breve tempo. Attacchi "brute force" di questo tipo sono all’ordine del giorno e occorre gestirli più rapidamente possibile.

Il mantenimento di filtri antispam e delle definiziono degli antivirus sempre aggiornati è un altro importante passo verso un account di posta sicuro e sostenibile anche da parte dell’utente che non si vedrà tempestato di email indesiderate se non addirituttura pericolose.

La posta elettronica dev’essere sempre affidabile: il vostro servizio di posta dev’essere sempre perfettamente funzionante per avere la garanzia di non aver mai perso una comunicazione importante.
Da questo punto di vista due sono i servizi più importanti: un mail server secondario e un sistema di backup avanzato.
Un mail server secondario è un sistema che entra in azione durante i temporanei malfuzionamenti del server di posta principale. Raccoglie tutte le mail inviate durante il periodo di inattività per poi ripristinarle una volta che il servizio primario torna in linea. Grazie a questa funzionalità avrete una garanzia di affidabilità della vostra posta decisamente maggiore.

Un buon servizio di backup vi garantirà inoltre la sicurezza di avere la vostra posta sempre disponbile anche in caso di problemi di lungo termine o in caso di Disaster Recovery.

Accessibilità e funzionalità: l’usabilità della posta è fondamentale. Un buon servizio mail aziendale deve poter garantire la configurazione e l’utilizzo di tutti i tipi di client di posta e quindi deve poter supportare accessi POP, IMAP e SMTP. Inoltre per garantire l’accesso alla propria mail anche durante viaggi di lavoro o periodi di assenza dall’ufficio dev’essere garantito un accesso sicuro anche tramite browser ad una web mail.

Per ragioni legislative e di comodità di utilizzo, per ogni casella dev’essere possibile poter gestire autorisponditori e forwarders in modo semplice e flessibile direttamente dall’utente di modo da poter essere indipendente nella gestione della propria casella di posta.

Queste sono le raccomandazioni più importanti per avere un servizio di posta configurato al meglio: affidabile, sicuro e facile da utilizzare per chiunque. Anche su questo fronte è necessario lavorare per incrementare la produttività della propria azienda e dei propri dipendenti.