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Pec per gli Architetti, una via semplice per gestire la posta elettronica certificata

Anche gli architetti e i gli studi di architettura si devono adeguare alla nuova normativa riguardante la Posta Elettronica Certificata nota anche come PEC. La Pec è indispensabile anche nella professione dell’ architetto.
Cosa è quindi la PEC?
La Posta elettronica certificata (Pec), diventata norma in Italia con il d.P.R. 68/2005, è “un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici”.
La Pec è uno strumento di posta che stabilisce e definisce in modo certo la data e ora di spedizione e ricezione dell’emai, la sua povenienza e l’integrità stessa del messaggio contenuto nell’email, però esistono anche alcune criticità legate a possibili problemi tecnici, procedurali e interpretativi.
Ma quali vantaggi ci sono ad utilizzare la PEC per uno studio di architettura?
In realtà ce ne sono molti e primo fra tutti il valore legale. Altro vantaggio non indifferente è rapidità della comunicazione: la Pec permette, infatti, di ridurre i tempi delle comunicazioni dato che la mail è il metodo più veloce per mandare e ricevere documenti. Poi ci sono vantaggi economici come la riduzione dei costi amministrativi, vedi costi cartacei e spese di spedizione e quelli legati a non dover affrontare certe problematiche tecniche:gli standard minimi previsti dalla legge impongono ai gestori di garantire sicurezza, antivirus e inalterabilità del messaggio di posta elettronico.
Quali gli svantaggi nell’utilizzo della PEC?
L’utilizzo della PEC fa emergere anche possibili svantaggi, che in realtà si possono ascrivere a mere problematiche di tipo tecnico e gestionale e in alcuni casi legata alla necessità di dotarsi di software adatto.
A titolo di esempio di probematiche legate alla gestione PEC possiamo considerare l’archiviazione delle e-mail: si dovrebbe periodicamente effettuare l’archiviazione ordinata delle e-mail PEC inviate, al fine di collegare ciascuna di esse alla corrispondente ricevuta di accettazione e alla ricevuta di consegna; affinché la Pec abbia valore legale è necessario infatti produrre, oltre all’e-mail inviata, anche le ricevute di accettazione e di consegna. L’archiviazione è fondamentale anche perché, sebbene il gestore sia obbligato alla conservazione dei messaggi per 30 mesi dalla trasmissione, tale termine potrebbe non essere sufficiente rispetto ai termini di accertamento e decadenza.
Un modo per rendere più semplice e pratico l’utilizzo della PEC per i singoli architetti e quindi anche per gli studi di architettura e quello di utilizzare un Gestionale per la PEC.
Esistono dei Gestionali PEC, come ad esempio mailDocPRO per gli Architetti che permettono di gestire molti utenti e molte caselle di PEC anche di gestori differenti svincolando quindi l’utente dal gestore della casella. E’ possibile quindi cambiare gestore in qualsiasi momento senza doversi preoccupare di salvare le mail del vecchio gestore.

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