Ogni organizzatore di eventi o
conferenze sa che non basta semplicemente prenotare una sala eventi e il giusto relatore
per avere la garanzia del successo di un evento. Il catering deve essere
perfetto, la stanza deve essere arredata secondo lo stile dell’evento e
naturalmente le attrezzature visive e la tecnologia devono funzionare alla
perfezione.  Per non parlare poi
dell’organizzazione dei viaggi, degli ospiti relatori, degli addobbi floreali e
della stanza guardaroba, tutti elementi che potrebbero essere necessari!

In un’epoca in cui si fanno tagli ai
budget per gli eventi
aziendali e di consolidamento del gruppo (team building), ottenere il
massimo da una conferenza o un evento diventa ancora più importante. L’Holiday
Inn Meetings Team rappresenta un valido aiuto per gli organizzatori di eventi. Nonostante
rappresenti uno dei più grandi operatori nel settore alberghiero, con 1319
hotel in tutto il mondo, il gruppo Holiday Inn rivolge la propria attenzione
alle esigenze personali delle aziende, delle organizzazioni e dei singoli.

Il gruppo è consapevole che non ci sono
due eventi uguali e, grazie al servizio all-inclusive con tariffe speciali per
partecipanti, il cliente non avrà altri pensieri e tutte le necessità
individuali potranno essere soddisfatte ad hoc. Ciò comprende anche un coordinatore
dell’evento dedicato, disponibile prima, durante e dopo l’evento. Avere a
portata di mano un assistente che conosce il programma dell’evento può
alleggerire la pressione dell’organizzatore e dare ai partecipanti il tempo e
lo spazio necessari per concentrarsi sulle attività della giornata.

Che sia richiesta un’ambientazione
teatrale o conviviale, oppure sale eventi in stile scolastico per seminari di
lavoro, il coordinatore dell’evento pianificherà tutto di conseguenza, così che
l’evento scorra esattamente come prestabilito. Non ci sono due eventi uguali e,
forte dell’esperienza di un gruppo alberghiero di così grandi dimensioni, il
Team può offrire eventi
di beneficenza ed eventi aziendali di ogni tipo, andando, andando ancora
oltre, con pacchetti aggiuntivi ed attività a completamento di eventi quali
golf, battaglie di paint-balling, percorsi vita, sport acquatici ed anche una
rilassante giornata in un centro benessere per i partecipanti all’evento. Il
servizio include inoltre l’organizzazione di matrimoni e di eventi privati.     

Il sito web del Team classifica gli
hotel in base alle caratteristiche delle sale congressi e ai servizi offerti. Per
alcuni organizzatori saranno sufficienti solo alcune sale last-minute
e il sito web è tenuto costantemente aggiornato con le ultime offerte, fornendo
un’ulteriore possibilità di risparmio agli organizzatori di eventi.

Un altro importante strumento per
valutare il successo di un evento, indipendentemente dalla sua entità, è
l’interesse che i partecipanti esprimono sull’evento a cui hanno preso parte
una volta terminata la loro esperienza. L’Holiday Inn garantisce inoltre rapide
procedure di check-out, cosicché i partecipanti possano partire pensando al
tema dell’evento e non alle code per potere tornare a casa. È proprio questa attenzione
al dettaglio che rende gli eventi organizzati dall’Holiday Inn Meetings Team memorabili
e senza inconvenienti per i partecipanti, sollevando l’organizzatore da un
inutile e faticoso stress.