In un mercato competitivo la capacità di accesso e distribuzione delle informazioni è fondamentale per il successo di una azienda. I Managed Document Services di Ricoh offrono soluzioni personalizzate per ottimizzare i processi documentali e rendere disponibili le informazioni quando sono necessarie.
Il servizio offerto da Ricoh risponde a tre esigenze primarie della gestione documentale:
• La creazione di informazioni
• La condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda
• L’elaborazione delle informazioni per generare valore aggiunto
Ciascuna fase dei Managed Document Services è modellata in base alle esigenze del cliente, dei suoi obiettivi e del suo metodo di lavoro. Lavorando a stretto contatto con il cliente, Ricoh applica un rigoroso metodo di analisi per definire la soluzione più adatta.
• Per prima cosa viene valutato come l’azienda cliente accede, utilizza e archivia le informazioni in formato cartaceo e digitale. Viene effettuata un’analisi dell’infrastruttura e dei dispositivi aziendali installati, nonché del tipo di informazioni gestite
• Viene quindi analizzato come ottimizzare l’infrastruttura per rendere facilmente accessibili le informazioni
• Successivamente vengono esaminati i processi di lavoro: cosa viene stampato e perché
• Acquisite queste informazioni è possibile definire quali tecnologie sono più adatte per aumentare la produttività ed eliminare gli sprechi
• Nel corso dell’intero processo viene valutato come i dipendenti rispondono ai cambiamenti e, se necessario, vengono adottate le misure più adatte
• Vengono definiti anche i requisiti relativi alla conformità e alla sicurezza delle informazioni e, in collaborazione con il cliente, vengono posti in essere miglioramenti costanti per adeguare i sistemi alla crescita e alla trasformazione dell’azienda
Ricoh può anche porsi come intermediario tra l’azienda cliente ed eventuali altri fornitori di servizi all’interno dell’infrastruttura di gestione documentale: in questo modo è possibile semplificare i processi, ottimizzare i costi e ridurre le spese di gestione.
I servizi di gestione documentale sono studiati per ottimizzare l’utilizzo delle informazioni e permettono di:
Aumentare la soddisfazione dei clienti grazie a tempi di risposta più rapidi
I clienti si aspettano e si meritano un servizio efficiente e competente. La semplificazione dei processi documentali permette di offrire un servizio più efficiente e soluzioni personalizzate che aumentano la soddisfazione e la fidelizzazione.
Ottenere valore aggiunto dalle informazioni
Le soluzioni Ricoh sono pensate per facilitare la circolazione delle informazioni all’interno di una azienda. Poter adattare, ricercare, trasferire e riutilizzare le informazioni significa rendere più competitiva la propria azienda.
Migliorare la produttività e ridurre gli sprechi
Una tecnologia adeguata ai metodi di lavoro permette di migliorare le prestazioni e la produttività. Ricoh aiuta le aziende a ridurre i costi dei processi: individuando le inefficienze e analizzando l’utilizzo delle risorse si possono eliminare gli sprechi di tempo e di materiale e migliorare il ritorno dell’investimento.