I viaggi di lavoro costituiscono una voce di spesa spesso sottovalutata in tutte le aziende italiane.

L’adozione di un sistema automatico di gestione note spese, non solo fa risparmiare l’azienda, ma porta anche grandi vantaggi a tutti i dipendenti.

Infatti, l’accessibilità dei software note spese da internet, estendibile anche agli smartphone, consente al dipendente di compilare direttamente a video la propria nota spese con notevole risparmio di tempo migiliore riconciliazione delle spese. L’abbinamento poi con la carta di credito comporta la fine della schiavitù del ricorso all’anticipo di contante.

Un prodotto che funzioni congiuntamente a una carta di credito aziendale porta benefici economici e di processo. I migliori sistemi automatici di gestione sono, infatti, collegati a circuiti di carte di credito e dialogano con essi. Si genera così un flusso di dati tra la società di credito e il software di gestione note spese che consente ulteriori risparmi di tempo e anche controlli incrociati.

L’utilizzo della carta di credito è fondamentale per alimentare automaticamente i dati del sistema per la gestione delle note spese. Non dimentichiamo infatti, tra gli altri benefici, la diminuzione della pratica di richiesta degli anticipi di cassa con una conseguente ottimizzazione del cash-flow e un rinnovato senso di appartenenza aziendale… per un Employer Branding sempre più effettivo.

Non dimentichiamo nemmeno il concetto di Bleasure: un confine sempre più sfumato, quello che separa il viaggio di lavoro dal viaggio di piacere. Strumenti, aspettative e comportamenti di viaggio si uniformano, portando in ambito business travel tutte le “conquiste” del leisure in tema di utilizzo dei dispositivi mobili, approccio alle nuove tecnologie e improvement di strumenti che possano rendere l’esperienza viaggio di lavoro il più possibile piacevole.

Nel mondo dei software di gestione note spese, si sta sviluppando uno scenario di accesso agli strumenti di prenotazione e gestione del viaggio con app “all-in-one”, cioè dotate di tutte le funzionalità per il viaggio, di servizi alberghieri su mobile ecc. In questo ambito il tema chiave è la diffusione non solo di software di gestione delle note spese, ma anche di app “autorizzate” dall’azienda, affinché i dipendenti in viaggio possano utilizzarle senza incappare in problemi di sicurezza dei dati.

Si tratta di innovazioni che miglioreranno sensibilmente la qualità di vita dei dipendenti in viaggio, non più vittime di adempimenti, scadenze e controlli che rischiano di inficiarne il lavoro e la produttività, ma veri protagonisti di processi virtuosi che porteranno le industrie del futuro a una redditività inaspettata e senza “controindicazioni”.