Gli ambienti di lavoro hanno confini sempre più sfumati e gli uffici sono luoghi fisici e virtuali allo stesso tempo. Come emerge da una ricerca commissionata da Ricoh ci sono però ancora sfide e questioni da risolvere affinché l’ufficio diventi davvero uno spazio “aperto”.

Le tecnologie fanno ormai parte della nostra vita quotidiana e i dipendenti delle aziende si aspettano di averle a disposizione anche per svolgere le attività lavorative. Parallelamente i confini del posto di lavoro sono sempre più sfumati, le aziende diventano ecosistemi interconnessi e la spinta alla digitalizzazione aumenta la necessità di una migliore collaborazione tra le persone. Questa è l’opinione dei manager e degli esperti coinvolti nello studio “Il futuro degli ambienti di lavoro” sponsorizzato da Ricoh Europe.

Tendenze irreversibili
Si sente sempre più spesso parlare di lavoro flessibile, di transizione dell’ufficio da spazio fisico e virtuale e di lavoro remoto, ma in realtà la maggior parte delle aziende è ancora legata alla gestione tradizionale e rigida degli spazi e delle attività. Per aumentare la produttività le aziende dovrebbero invece puntare sulla collaborazione e sulla digitalizzazione del posto di lavoro. Dalla ricerca di Ricoh Europe emerge infatti che il 70% dei manager sia convinto che la produttività dei dipendenti, il “benessere lavorativo” e l’innovazione organizzativa potrebbero aumentare grazie alla digitalizzazione e all’affermazione del concetto di ufficio collaborativo e “aperto”. In merito a questo secondo aspetto:
• l’87% dei manager coinvolti nell’indagine afferma che i dipendenti apporterebbero un maggiore valore all’azienda se fossero meno legati alla scrivania
• la metà degli intervistati nella ricerca è convinta che, come conseguenza della digitalizzazione dei processi, ogni luogo può potenzialmente diventare un posto di lavoro
• la quasi totalità del campione afferma inoltre che un posto di lavoro digitale avrebbe un impatto positivo sui profitti e sulla crescita del fatturato
Si tratta quindi di tendenze e di approcci irreversibili che stanno cambiando il modo di lavorare, di relazionarsi e di interagire. Ma le aziende sono pronte?

Smart working: come non perdere il controllo
Nonostante i benefici che il lavoro flessibile potrebbe portare ai dipendenti e al business siano chiari, molte aziende stanno facendo marcia indietro rispetto allo smart working per paura di perdere il controllo. Un terzo del campione coinvolto nello studio ha espresso preoccupazioni relativamente a questo aspetto. Un ambiente di lavoro basato sul controllo non si addice però alle esigenze dei dipendenti di oggi che si aspettano flessibilità e possibilità di orari d’ufficio più elastici. La generazione dei Millenials considera molto sfumato il confine tra vita privata e vita professionale ed è pertanto più interessata alla possibilità di lavorare da remoto e con la libertà di orario. Secondo gli esperti coinvolti è necessario trovare un equilibrio tra la flessibilità richiesta dai dipendenti e modalità lavorative che garantiscono il mantenimento della produttività. È importante che i dirigenti attuino strategie per la digitalizzazione e lo sviluppo di un ambiente di lavoro flessibile in modo da non perdere il controllo sulla produttività. Questo si può fare definendo in maniera chiara gli obiettivi e le attività e utilizzando strumenti che favoriscano la comunicazione a distanza e la collaborazione.