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Gestione documentale: cos’è e a cosa serve?

La gestione documentale è uno strumento aziendale che si occupa di gestire, organizzare ed archiviare file. Nello specifico con gestione documentale facciamo riferimento ad un tipo di applicazione in grado di eseguire un lavoro sui documenti d’impresa, catalogandoli e indicizzandoli, seguendo particolari algoritmi.

Gestione Documentale: funzioni

La gestione documentale è un sistema di archiviazione capace di gestire tutti i tipi di documenti, sia quelli digitali che quelli analogici (generalmente si tratta di documenti cartacei).

Le funzioni principali svolte dai software di gestione documentale sono: memorizzare, archiviare e conservare, ma vediamo nel dettaglio in che modo tali strumenti svolgono queste particolari funzioni.

  • Memorizzare, vuol dire trasferire i documenti cartacei, come ad esempio fatture, bolli, note di credito o ordini, dalla carta ad un file sul computer. Tale funzione consente al software di acquisire un documento analogico;
  • Archiviare, significa generare delle chiavi di ricerca grazie alle quali sarà più facile il reperimento dei documenti acquisiti, sia che si tratti di documenti analogici memorizzati, sia che si tratti di documenti digitali, come possono essere ad esempio le fatture in PDF;
  • Conservare, una volta acquisito un documento analogico, convertito poi in un formato file, sarà possibile eliminare il cartaceo e conservare la versione informatica del documento negli archivi previsti dal software.

Le funzioni svolte da questi programmi facilitano notevolmente il processo di archiviazione e conservazione dei documenti di imprese o anche di enti pubblici. Tramite l’uso di questi strumenti, infatti, sia la documentazione attiva (quella prodotta dall’ azienda stessa o dall’ ente) che la documentazione passiva (quella cioè ricevuta dall’ esterno) potrà essere memorizzata ed in seguito archiviata automaticamente. I file acquisiti successivamente potranno essere disponibili on line a tutti coloro che saranno abilitati alla lettura o manipolazione di tali documenti, grazie ad un sistema di sicurezza che prevede login e password.

Gestione documentale: i vantaggi

La dematerializzazione dei processi aziendali legati alla gestione documentale, che consiste nella riduzione dell’impiego di materiali ed energia attraverso il ricorso a tecnologie informatiche, consente di svolgere con efficienza ed efficacia la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, cominciando dalla loro creazione, all’ archiviazione fino alla conservazione. I vantaggi apportati dall’ uso di questi software, non solo garantisce una più facile, dinamica ed efficiente gestione dei documenti, ma permette inoltre di:

  • Ridurre l’uso della carta stampata, assicurando maggiore rispetto per l’ambiente;
  • Ridurre gli spazi adibiti all’ archiviazione;
  • Dimezzare i costi di gestione, snellendo quelli che sono i processi interni di natura burocratica;
  • Fare in modo che la documentazione non venga alterata nella forma e nell’ aspetto. Nella versione digitale infatti i documenti non possono ingiallirsi, sbiadirsi, macchiarsi o rovinarsi in alcun modo;
  • Maggiore sicurezza. I documenti organizzati tramite software di gestone documentale potranno mantenere riservate le informazioni in essi contenute. Infatti, solo l’utente provvisto di password potrà accedere a determinate documentazioni e anche in questo caso essi potranno visualizzare e manipolare solo ed esclusivamente i documenti legati al proprio profilo.

Inoltre, i software di gestione documentale permettono di organizzare in maniera totale e completa tutti i dati aziendali e ciò potrà avvenire da qualsiasi dispositivo (computer, tablet e smartphone.) Infine, i sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua.

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